Alligevel kan det virke uoverskueligt at skulle gennem processen med at konvertere til og lære et nyt system at kende.
I denne artikel har vi samlet de begrundelser, der oftest optræder som grund til at udsætte eller droppe en konvertering af lønsystem. Men er der egentlig hold i dem, eller er det bare fordomme?
- Det er svært at vælge det helt rigtige lønsystem
- Et nemmere lønsystem er mindre effektivt
- Det er besværligt og tidskrævende at konvertere til et nyt system
- Der er risiko for at miste data i konverteringen eller lave flere fejl i et nyt system
- Det er dyrt at skifte lønsystem
1. Det er svært at vælge det helt rigtige lønsystem
Du kan stå i den situation, at du er interesseret i at skifte lønsystem, men har svært ved at skabe et overblik over, hvilket der passer bedst til din virksomhed. Det er fuldt forståeligt. Der er nemlig mange at vælge imellem, og det kan hurtigt blive til lidt af en jungle at navigere i.
De fleste udbydere på markedet lover en nem og enkel lønkørsel, og det kan være svært at gennemskue, hvilken løsning der er den mest effektive og passende til netop dine behov. Som hovedregel er det nødvendigt at afklare (1) hvilke funktioner din virksomhed har eller ikke har behov for, (2) om I ønsker en samlet pakkeløsning eller selv vil skræddesy jeres aftale, (3) prisen for lønsystemet og (4) hvor nemt og effektivt systemet er at bruge for lønbogholderen.
Vi har tidligere lavet en artikelserie med sammenligninger af lønsystemer på markedet, der tager udgangspunkt i netop disse faktorer. Læs vores sammenligning af 13 af lønsystemer.
2. Et nemmere lønsystem er mindre effektivt
Der er nok ingen, der fortrækker at arbejde i komplicerede og besværlige systemer, men mange er af den overbevisning, at et tungt og kompliceret lønsystem er nødvendigt, hvis man ikke vil gå på kompromis med funktionaliteten.
I virkeligheden forholder det sig dog lidt anderledes – nemt og brugervenligt behøver ikke betyde forsimplet eller på nogen måde mangelfuldt. Hos Intect har vi opbygget et intuitivt lønsystem, der er brugervenligt, uden at gå på kompromis med kompleksiteten. Foruden at gøre arbejdsdagen nemmere for lønarbejderen og spare tid for virksomheden, kan et mere intuitivt lønsystem og reducere risikoen for fejl på lønsedlen.
Det er ikke mærkeligt, at der er bekymringer forbundet med at skifte lønsystem og bevæge sig ud i et ukendt farvand. Derfor kan det være en fordel at prøve en gratisversion af det nye system først og på den måde teste vandet og se, om det lever op til alle ens behov.
Det kan også være en fordel at vælge et lønsystem som eksempelvis Intect, der er fleksibelt i den forstand, at man kan til- og fravælge funktioner, hvis behovet skulle opstå.
Der er kort fortalt intet at frygte, hvis du er på jagt efter et nemmere system, men ikke ønsker at gå på kompromis med kompleksiteten.
3. Det er besværligt og tidskrævende at konvertere til et nyt lønsystem
En af de fordomme, vi oftest hører, er, at det er besværligt at skifte system, og at der ikke er tid nok til en konvertering. Særligt i mindre virksomheder uden et større bogholderi eller en dedikeret lønfunktion møder vi ofte bekymringer forbundet med at skulle bruge timer på at konvertere og lære et nyt system at kende, også selvom det rigtige lønsystem kan spare både tid og frustrationer hos medarbejderen i den anden ende.
Idéen om at en konvertering er lig med en lang og besværlig overføringsproces, er forståelig, men dog ikke korrekt. Det skal ikke være svært at konvertere fra et system til et andet. Derfor har vi hos Intect fokuseret på at gøre processen så nem og hurtig som muligt.
4. Der er risiko for at miste data i konverteringen eller lave flere fejl i et nyt system
Det er naturligt at være bekymret for at lave fejl, når data skal rykkes fra et system til et andet. Eller måske er du nervøs for læringsprocessen, når et nyt system skal indføres, og tænker ”hvad nu, hvis jeg ikke forstår systemet?” eller ”hvad nu, hvis jeg laver en masse fejl?”
Som allerede nævnt er konverteringsprocessen ofte langt mindre kompliceret, end de fleste forestiller sig, og derfor er risikoen for fejl i overførslen også minimeret. Det kommer naturligvis an på, hvilket lønsystem du skifter til, og hvilken form for assistance du får i konverteringen.
Særligt to faktorer er gavnlige at overveje inden en konvertering: Hvilken form for assistance får du i konverteringsprocessen og hvilken adgang har du til løbende support?
Hos Intect tilbydes der en opstartspakke til et mindre engangsbeløb (250 kr.). Med denne pakke kan alle komme godt i gang og føle sig sikre i systemet fra første lønkørsel.
Det er vigtigt at få en god start, men det er lige så vigtigt at have adgang til kompetent support, hvis et problem eller spørgsmål skulle opstå.
Langt de fleste lønsystemer tilbyder adgang til support, men prisen kan variere meget. Vi har tidligere lavet en sammenligning af prisen for telefonisk support i en lang række lønsystemer, som du kan se her.
5. Det er dyrt at skifte lønsystem
Den sidste fordom vi vil nævne her, er, at det er dyrt at skifte lønsystem, eller at der er skjulte udgifter, opstartsgebyrer eller lange bindingsperioder.
Det er aldrig rart at blive overrasket af regninger, man ikke forventede, eller generelt at betale for noget, man ikke har brug for. Måske har du ikke behov for assistance til konverteringsprocessen, eller måske er du ikke interesseret i en opstartspakke eller har adgang til telefonisk support – og så er det en ærgerlig ekstraudgift.
For at holde fast i de samme eksempler som tidligere har Proløn et opstartsgebyr på 89 kr., når man opretter en basispakke (til 19 kr. pr. medarbejder). Denne pakke indeholder til gengæld ubegrænset support.
Hverken Danløn, Dataløn eller Intect har et opstartsgebyr. Danløns pakke (til 20 kr. pr. lønseddel) inkluderer online support og en medarbejder-app. Hvis du foretrækker telefonisk support, kan det tilkøbes for 80 kr. pr. måned for et virksomhedslogin eller 200 kr. pr. måned for et administratorlogin.
Dataløns Basis+ pakke inkluderer support over telefon, chat og mail og har en fast månedlig pris på 129 kr. og 20 kr. pr. lønseddel.
Det er gratis at oprette sig og konvertere til Intect, og gratisudgaven giver adgang til almindelig lønstyring og basisfunktioner. Sølvpakken (til 10 kr. pr. lønseddel) inkluderer ubegrænset support over mail eller chat, og guldpakken (til 15. kr. pr. lønseddel) inkluderer også telefonisk support.
