Regulationer som eksempelvis persondataforordningen har givet nye udfordringer for mange virksomheder, men samtidig har nye applikationer og digitale løsninger banet vejen for optimeringsmuligheder.
Den udvikling, vi har set de seneste år, vil fortsætte med at påvirke virksomheder mange år frem, og i nedenstående vil vi se nærmere på nogen af de teknologier og trends, der kan komme til at påvirke og optimere lønhåndtering i det kommende år, så du kan være på forkant med tiden.
Standardisering og integrering er lig med optimering
I 2018 så vi et øget fokus på databeskyttelse, og med regulationer som persondataforordningen blev mange virksomheder ramt af ekstra arbejdsbyrder, fordi eksisterende systemer skulle opdateres og ændres for at være compliant med de nye sikkerhedsbetingelser.
Fordelene ved at samle, synkronisere og standardisere store datamængder og dermed reducere den manuelle databehandling blev tydelige for mange. Det er derfor kun naturligt, at der i 2019 vil blive set nærmere på nye løsninger, der gør lignende overgange mere overskuelige.
Der er fordele ved specialiserede applikationer, da de (modsat de mere bredfavnende systemer) er målrettet de specifikke arbejdsopgaver. Best of Breed-tankegangen, hvor der er fokus på delelementerne frem for det store billede (væg-til-væg), kan altså sikre, at de mest effektive applikationer benyttes til den specifikke opgave.
Desværre bliver virksomheder ofte tynget af klodsede manuelle processer, hvor data skal overføres mellem forskellige systemer via manuel indtastning, copy-paste, Excel-ark og lignende. Det er en tidskrævende proces, der kan medføre fejl, og særligt i datatunge funktioner som løn og HR ligger der derfor et stort potentiale i effektive integrationer.
Med cloudbaserede og integrérbare systemer får virksomheder en løsning, der fokuserer på at skabe en samlet database, hvor de sidst opdaterede informationer altid er tilgængelige for alle involverede.
Fordi der er så mange fordele ved et lønsystem, der kan tale sammen med de eksisterende systemer, er Intect bygget op omkring et åbent API, hvilket gør det muligt at bygge effektive broer mod applikationer. Der er allerede udviklet integrationer mod en lang række eksisterende ERP-, regnskabs- og økonomisystemer, og der arbejdes altid på at udvikle nye.
Således udnyttes applikationernes individuelle styrker efter Best of Breed-tankegangen, mens de besværlige og fejlbarlige manuelle processer undgås ved at automatisere overførslerne. Det kan spare enormt meget administration, minimere manuelle fejl og frigive medarbejdere til mere inspirerende opgaver.
Inddragelse af medarbejdere giver færre fejl og mere tryghed
Ligesom vi nu ser fordelene ved lønsystemer, der kan interagere med andre systemer og applikationer, vil vi i fremtiden også se et større fokus på potentialet i at gøre medarbejdere engageret i lønprocessen.
Undersøgelser viser, at hver anden dansker har oplevet fejl på deres lønseddel. Det er frustrerende for både medarbejder og arbejdsgiver, og det er derfor vigtigt at fejlen bliver opdaget rettet i tide.
Ved eksempelvis at give medarbejdere online adgang til deres lønsedler, og give dem mulighed for selv at redigere deres stamdata, kan man skabe gennemsigtighed i hele processen og reducere risikoen for fejl.
Intect er fortaler for, at medarbejderne bliver engageret i lønprocessen, og systemet er det første i verden, hvor du kan sende lønsedler til medarbejderne i udkastform. Derved kan de rapportere tilbage om fejl inden lønnen bogføres, hvilket igen reducerer risikoen for fejl og gør økonomiprocessen både nemmere og mere effektiv.
Nye værktøjer til at måle performance
Det nye år vil med al sandsynlighed også vise en stigende interesse i at benytte forskellige dataanalyseværktøjer til at måle virksomhedens performance ud fra forskellige parametre. Når performance skal måles, eller optimeringsmuligheder skal spores, er det altid oplagt at se nærmere på virksomhedens økonomiske data herunder løndata.
Med workforce management systemer som Quinyx er det muligt at trække workforce data, der blandt andet gør det muligt at se de økonomiske virkninger af en ændret vagtplan og reducere både omkostninger og administration. Ved at integrere iNTECT med et system som Quinyx åbnes der op for muligheden for at bruge løndata til at måle virksomhedens performance ud fra parametre som tidsregistring og lønomkostninger.
Det er særligt givende for konsulenthuse, vikarbureauer eller andre virksomheder, der lever af at sælge timer eller som selv beskæftiger timeansatte.
I fremtiden vil vi se flere muligheder for at kunne udføre Performance Benchmarking nemt og hurtigt gennem integration af lønsystemer og forskellige dataanalyseprogrammer. Intect arbejder lige nu på en integration mod Microsoft Power BI, der vil åbne op for endnu flere analysemuligheder.
Automatiserede processer skaber værdi for virksomheden
Begreber som Machine Learning, RPA og AI har været kraftigt debaterede i 2018, og har været anledning til både optimistisk spænding og uro i økonomifunktioner over hele verden. Vi forventer, at der i det nye år vil ske en udvikling fra tale til handling, og at vi vil begynde at mærke fordelene ved automatisering og augmented workflows i aktion.
Når vi taler om augmented workflow, taler vi om at udnytte det bedste ved softwareteknologien uden at erstatte de menneskelige værdier. Man supplerer altså til den uundværlige ekspertise og de professionelle medarbejderes kompetencer, ved at bruge software til at udføre programérbare, repetitive og datatunge opgaver.
Forestil dig for eksempel en automatiseret proces, der er i stand til at konvertere outlookdata til tidsregistrering. Tidsregistrering er en simpel men tidskrævende proces for medarbejderen, der i stedet kan bruge sine kompetencer på opgaver der skaber værdi for virksomheden.
Der er ingen tvivl om at vi vil spændende udviklinger inde for automatisering, RPA og AI dette år, der vil gøre lønadministration nemmere, hurtigere og mere kontrolleret samt give medarbejdere mulighed for at bruge deres tid på mere givende opgaver.
Behovet for professionelle medarbejdere med faglige og personlige kompetencer kommer nemlig ikke til at gå af mode lige foreløbig.
Hvis du vil læse mere om, hvad de enkelte lønsystemer har at byde på, så kan du passende læse vores sammenligning af 14 lønsystemer her.
