Kan det betale sig at skifte lønsystem?
Når virksomheder overvejer at skifte lønsystem, er der som regel et stort fokus på omkostningerne, der er forbundet med implementering heraf. Selvom der ideelt set er mange andre faktorer, der bør spille afgørende roller i denne beslutningsproces, er det som oftest en vurdering af det konkrete afkast, der i sidste ende afgør, om det kan betale sig at implementere et nyt lønsystem.
Men hvordan vurderer du egentlig omfanget af omkostningerne, der er forbundet med at skifte lønsystem? Og er du overhovedet i stand til at lave et nøjagtigt overslag på det afkast, som fremtidige forbedringer potentielt kan skabe? I det følgende afsnit fremhæver vi, hvilke konkrete omkostninger og muligheder for besparelser, der er, når du skifter lønsystem.
Undgå et misvisende sammenligningsgrundlag
Hvis du sammenholder prisen pr. lønseddel fra dit eksisterende lønsystem med prisen pr. lønseddel i et andet lønsystem, siger differencen ikke nødvendigvis noget om dine potentielle besparelser. Priserne på dine fakturaer viser, hvad du betaler, men de afslører i princippet intet om, hvad dine konkrete besparelser i fremtiden kommer til at være.
Du bør derfor i højere grad have øje for systemernes effektiviseringsmuligheder, der blandt andet opnås gennem digitalisering – og herunder automatisering af manuelle processer. Kan du eliminere størstedelen af dine manuelle processer, vil du i langt højere grad opnå betydelige økonomiske besparelser i virksomheden.
Hvad er de sande omkostninger og potentielle besparelser?
Når du overvejer at skifte lønsystem, bør du afdække de nøjagtige omkostninger, der er forbundet med din nuværende lønadministration. Her er det relevant at kende til antallet af medarbejdere, frekvensen af lønkørsler og ikke mindst antallet af juridiske enheder. Informationer, der alle bør være let tilgængelige i de fleste virksomheder.
Skab et nøjagtigt overblik over, hvor mange medarbejdere, der er i berøring med lønkørslen, og herunder mængden af tid, der bruges på at køre løn. Kan en ny leverandør af lønsystem reducere dit tidsforbrug på lønadministration, får du frigivet ressourcer, som før udelukkende blev brugt på drift, til fremadrettet at optimere din virksomhed. I sidste ende resulterer dette i væsentlige økonomiske besparelser for din virksomhed.
Stil krav til dit lønsystem
Når du overvejer at implementere et nyt lønsystem, bør din målsætning, når det kommer til systemets funktioner og muligheder, ikke være status quo. Du kan selvfølgelig godt skifte lønsystem alene med henblik på at finde en billigere løsning. Her er det dog afgørende, som vi også belyste i det forrige afsnit, at besparelser i høj grad netop afhænger af systemets funktionalitet. Dette kan du sikre dig ved at stille krav til dit fremtidige lønsystem.
Et krav eller en forespørgsel, der eksempelvis er yderst relevant at forhøre sig om, kan tage udgangspunkt i mulighederne for systemintegrationer. Ved at oprette integrationer mellem dine systemer nedbringer du mængden af unødvendigt dobbeltarbejde samtidig med, at du reducerer dine administrationsomkostninger. Når dit data synkroniseres på tværs af dine systemer, sikrer du ydermere en større nøjagtighed af data, hvilket begrænser sandsynligheden for fejl i lønkørslen. Derfor bør du sikre dig fra start, at dit fremtidige lønsystem nemt kan integreres med dine øvrige systemer.
Når du skal vælge mellem de forskellige lønsystemer på markedet, er det som udgangspunkt en god ide at tage afsæt i din nuværende løsning og derfra vurdere, hvor meget tid du ønsker at spare, og hvilke processer du ønsker automatiseret. Når du kan specificere dine behov, kan du i højere grad stille de rette krav til, hvad dit lønsystem skal kunne tilbyde din virksomhed. På den måde har du altså et langt bedre grundlag for at sikre dig, at dit afkast i sidste ende er implementeringsomkostningerne værd.
Brug dine ressourcer optimalt
I Intect har vi taget højde for de effektiviseringsmuligheder, der er relevante, når du ønsker at optimere din lønkørsel. Ved at automatisere processer har vi sparet virksomheder for op til 80% af den tid, de før brugte på deres lønadministration. Dette har vi gjort ved at løse de irritationsmomenter, der har eksisteret hos virksomheden længe, men som andre lønsystemer ikke tidligere har gjort noget ved. Besparelser som har givet virksomhederne langt mere tid til at fokusere på at optimere og udvikle deres kerneforretninger.
Intect er en løsning skabt af løneksperter, der har et indgående kendskab til processerne forbundet med lønadministration. Derfor er systemet nøjagtigt udformet med henblik på at optimere virksomheders arbejdsgang gennem automatisering af unødvendige manuelle processer. Med andre ord; Intect er lønsystemet, der gør det enkelt for din virksomhed at spare tid og penge på lønadministrationen.