Scandic Hotels velger Intect: «Vi har fått et lønnssystem som fremtidssikrer lønnsadministrasjonen vår»

Scandic Hotels

Scandic Hotels er en børsnotert hotell- og restaurantkjede som ble grunnlagt tilbake i 1963 i Sverige. Med over 280 hoteller på nordisk plan og hele 28 hoteller i Danmark – hvor ytterligere to hoteller er under oppføring – er Scandic Hotels Nordens ubetinget største hotellkjede. I den danske avdelingen teller staben over 2400 medarbeidere, som med den nye avtalen vil gå over til å få lønnen kjørt i Intect.

Scandics forretningsfilosofi bygger på å drive hoteller basert på god service, en innbydende atmosfære og flotte fasiliteter, hvor det er stort fokus på bærekraft og klimavennlige løsninger. Med god intern medarbeideromsorg brenner Scandic Hotels for å understøtte en behagelig og avslappende kundeopplevelse for sine overnattingsgjester.

Fleksibilitet ble avgjørende for Scandic Hotels

Etter en kort periode med lønnsadministrasjonen outsourcet til en ekstern partner, valgte Scandic Hotels å gå tilbake til å kjøre lønnskjøringen for sin danske avdeling in-house. Dermed la man ut på leting etter et nytt lønnssystem med en klar intensjon om å finne en systempartner som kunne oppfylle virksomhetens behov for en fleksibel løsning.

«Da vi tok den endelige beslutningen om å få lønnsadministrasjonen tilbake i egne hender, var det med en bevissthet om at vi måtte finne et smidig lønnssystem som kunne gi oss en fleksibilitet vi ikke har hatt i våre tidligere løsninger. Her var Intect attraktivt fordi systemet kunne skreddersys til våre spesifikke behov, bl.a. med en fleksibel innlesing av data fra vårt tidsregistreringssystem, Timeplan» – Gitte Møberg, Project Manager pre-opening and finance i Scandic Hotels.

Da Scandic hører inn under en systemmessig krevende tariffavtale, var det dessuten viktig at deres kommende lønnssystem kunne understøtte kravene tariffavtalen stiller.

«I Scandic er vi dekket av flere tariffavtaler, hvor særlig hotellavtalen stiller noen krav som er vanskelige for et lønnssystem å understøtte. Selv om Intects funksjonaliteter ikke kunne dette fra starten av, ble vi møtt med en åpenhet og velvilje til å utvikle systemet, slik at det i nær fremtid vil kunne understøtte vår hotellavtale. Vi opplever en svært fleksibel tilnærming til å få våre behov oppfylt, og derfor føler vi oss i gode hender hos Intect.» – Gitte Møberg, Project Manager pre-opening and finance i Scandic Hotels.

Nettopp fleksibilitet og åpenhet overfor systemutvikling er to aspekter som prioriteres høyt i Intect, da de anses som en vesentlig del av det å kunne imøtekomme den enkelte kundes behov.

«I Intect er vi oppsatt på hele tiden å utvikle våre interne kompetanser så vel som systemets funksjonaliteter, slik at vi kan oppfylle våre kunders varierende behov og ønsker. For å kunne tilrettelegge for Scandics lønnskjøring igangsatte vi derfor utviklingen av funksjonaliteter som gjør systemet i stand til å understøtte deres hotellavtale. Denne fleksibiliteten er en stor del av vår bedrifts DNA.» – Frants Moraitis, CEO i Intect.

Intect kunne tilby en unik fremtidssikring

En annen utslagsgivende faktor for Scandics valg av lønnssystem var Intects organisatoriske oppsett, som de kunne se lovende fremtidsutsikter i. For selv om selskapet bevisst valgte å gå tilbake til selv å administrere lønnskjøringen – etter en kort periode med outsourcing – ønsker man å bevare muligheten for på et senere tidspunkt å outsource oppgaven, slik at man er mindre sårbar og mindre avhengig av nøkkelpersoner på lønnsområdet.

Med Intect som lønnssystem er dette en åpen mulighet som vil være enkel å tilrettelegge for. Intect utgjør nemlig en del av ECIT-konsernet, hvis tjenester blant annet omfatter lønnsoutsourcing. Ønsker Scandic derfor i fremtiden å outsource sin lønnsadministrasjon, kan ECIT overta denne oppgaven med utgangspunkt i Intect, ettersom deres lønnskonsulenter er eksperter på systemet. Denne løsningen vil eksempelvis resultere i fordeler som redusert responstid ved supporthenvendelser, da lønnskonsulentene sitter under samme tak som Intects supportteam.

«Det var viktig for oss i Scandic Hotels at vi fant en partner hvor outsourcing ville være en mulighet på et senere tidspunkt. Vi sitter med et sterkt og erfarent lønnsteam in-house, men vi er svært avhengige av nøkkelpersoner, og derfor er det alfa og omega at vi er sikret dersom en eller flere av dem faller fra. Med Intect er det en opplagt mulighet for at ECIT i fremtiden kan overta lønnsoppgaven vår, og derfor er denne løsningen med på å fremtidssikre vår lønnsadministrasjon i Scandic.» – Gitte Møberg, Project Manager pre-opening and finance i Scandic Hotels.

Langsiktig samarbeid basert på god dialog

Med en innledende behovsavdekkings- og implementeringsfase basert på tett og åpen dialog, har det blitt lagt et godt fundament for et velfungerende og langsiktig samarbeid mellom Scandic Hotels og Intect.

«Vi har hatt en god og trygg dialog med Intect gjennom hele prosessen. En dialog som har gitt oss ro i magen, fordi vi har hatt direkte kontakt med dem som har utviklet systemet, samtidig som vi har vært inkludert i prosessen med å sette opp systemet for vår virksomhet. På den måten har vi fått et veldig godt kjennskap til systemet, slik at vi føler oss forberedt på å overta når vi skal kjøre lønn. Dessuten har vi et godt inntrykk av Intects supportfunksjon, som vi føler oss trygge på å kontakte dersom alt skulle brenne» – Gitte Møberg, Project Manager pre-opening and finance i Scandic Hotels.

CEO i Intect, Frants Moraitis, supplerer:

«Det er viktig for oss i Intect at vi legger til rette for en god og konstruktiv dialog med Scandic – også etter at vi har kommet i mål med implementeringen – slik at vi skaper trygghet og gode rammer for et langt og vellykket samarbeid. Et samarbeid som har kommet veldig godt i gang, og som vi ser veldig frem til å utvikle videre sammen med Scandic Hotels.» – Frants Moraitis, CEO i Intect.