Ruths Hotel om implementeringen av Intect: «En prosess preget av stor fleksibilitet»

Ruths Hotel

Med en historie som går mer enn 100 år tilbake, og en beliggenhet i det ikoniske Gl. Skagen, må Ruths Hotel sies å være et velkjent navn så vel som en erfaren aktør i bransjen.

Ruths Hotel har foruten sine overnattingsfasiliteter to tilknyttede restauranter, som i høysesongen sysselsetter rundt 100 medarbeidere. Som sesongpreget virksomhet opplever Ruths Hotel en naturlig variasjon i antall medarbeidere i løpet av et år, noe som ble et av de vesentligste insentivene til å se etter en ny og mer effektiv løsning for administrasjon av medarbeidere.

Effektivisering gjennom automatisering og systemintegrasjoner

Den store variasjonen i staben hos Ruths Hotel resulterte i mye administrativt arbeid, da medarbeidere måtte opprettes i flere systemer. En prosess som foregikk ved gjentatte manuelle inntastinger av de samme dataene.

«Vi var på utkikk etter en ny løsning, da vi helt spesifikt hadde et ønske om å effektivisere opprettelsen av nye medarbeidere. Vi brukte allerede Planday som tidsregistreringssystem og var i den forbindelse på utkikk etter en løsning hvor vi ikke på nytt måtte opprette medarbeideren som allerede var opprettet i Planday. Da jeg kom i kontakt med Intect, som er integrert med Planday, kunne jeg raskt se hvordan vi kunne effektivisere prosessene våre betydelig, og samtidig sikre oss mer korrekte data.» – Mikael Andersen, CFO for Ruths Hotel.

Systemintegrasjonen mellom Intect og Planday, som gjør det mulig å synkronisere medarbeiderstamdata på tvers av systemene, var den viktigste faktoren for Ruths Hotels valg av Intect. Det var også en rekke andre funksjoner som gjorde Intect til en fordelaktig løsning for Ruths Hotel.

«Rapportene som er tilgjengelige i Intect, var vi ikke i tvil om at vi ville komme til å bruke. Dessuten var det bare generelt et større fokus på automatisering i systemet. Før rapporterte vi manuelt til Danmarks Statistik, SKAT m.fl., noe som nå gjøres automatisk i Intect. Det er riktignok en mindre detalj, men ikke desto mindre et eksempel på en administrativ oppgave vi ikke lenger trenger å bruke tid på.» – Mikael Andersen, CFO for Ruths Hotel.

En implementering som ble fulgt helt i mål

Implementeringen av Intect ble for Ruths Hotel en prosess som krevde en viss fleksibilitet, da flere løsninger måtte snakke sammen.

«Implementeringen av Intect har fungert langt bedre enn vi hadde våget å håpe på. Ved oppsettet av integrasjonen mellom Intect og Planday krevde det underveis at det måtte samles inn kunnskap på tvers av selskapene, og her opplevde vi en stor fleksibilitet i den forstand at det ble satt av den tiden som krevdes for å komme ordentlig i mål. Det var altså ikke noe som ble gjort halvveis, noe som var veldig betryggende.» – Mikael Andersen, CFO for Ruths Hotel.

Implementeringen av Intect ble dermed for Ruths Hotel en prosess som løpende ble tilpasset med utgangspunkt i deres spesifikke behov.