Best Western ToRVEhallerne: Nye effektive arbeidsflyter med Intect og Titanplan
For ToRVEhallerne har en ny konstellasjon av lønnssystem og vaktplanleggingssystem hatt stor innvirkning på effektiviteten av deres lønnsadministrasjon.
Les med i denne artikkelen når Simon Vingum, regnskapsfører hos Best Western ToRVEhallerne, forteller om sine opplevelser i forbindelse med overgangen til et nytt system og kommer inn på hvordan det konkret har effektivisert det lønnsadministrative arbeidet hos ToRVEhallerne.
Best Western ToRVEhallerne
ToRVEhallerne er et aksjeselskap som – under de samme eierne – har eksistert siden 1999. Etablissementet rommer et 4-stjerners Best Western-hotell med tilhørende konferansesenter, tre restauranter, bar, kulturhus og selskapsvirksomhet. ToRVEhallerne er dermed et selskap som i gjennomsnitt sysselsetter og dermed utbetaler lønn til 100 medarbeidere.
Store tidsbesparelser å hente i integrasjon mellom Intect og Titanplan
ToRVEhallerne var i mer enn 10 år bundet av et større lønns- og vaktplanleggingssystem, hvor prisene kontinuerlig steg. Da selskapet i 2019 fikk muligheten til å prøve krefter med en annen løsning, valgte de en helt ny konstellasjon, der Intect som lønnssystem ble integrert med Titanplan som vaktplanleggingssystem.
«Vi valgte først og fremst en helt ny, spennende kombinasjon mellom Intect og Titanplan, da vi kunne se hvordan selve oppsettet i systemene hver for seg kunne optimalisere arbeidet vårt, men spesielt også på grunn av mulighetene vi kunne se i samspillet mellom systemene.» – Simon Vingum, regnskapsfører hos Best Western ToRVEhallerne.
For ToRVEhallerne var det av stor betydning å finne en løsning som kunne effektivisere prosessene og dermed unngå tidkrevende, manuelt papirarbeid.
«Integrasjonen mellom Intect og Titanplan har resultert i store tidsbesparelser for oss. Et konkret eksempel er at vi nå får flyttet alle medarbeidernes timeregistreringer fra Titanplan direkte over i Intect, hvor de automatisk kombineres med de rette lønnskodene. Det betyr at lønnsslippene nærmest lages automatisk, noe som har spart oss for mye tid.» – Simon Vingum, regnskapsfører hos Best Western ToRVEhallerne.
Et intuitivt system der data oppdateres umiddelbart
Intect rommer mange funksjoner som forenkler arbeidsprosessene i lønnsadministrasjonen. For ToRVEhallerne har imidlertid selve systemets grensesnitt også hatt betydning for effektiviteten i lønnskjøringene deres.
«Intect er generelt bare enkelt å navigere i. Vi har fått en bedre visuell oversikt, noe som har gjort registreringen av medarbeidernes lønnsopplysninger betydelig enklere, samtidig som jeg bruker mye mindre tid på å kjøre lønn.» – Simon Vingum, regnskapsfører hos Best Western ToRVEhallerne.
Tidsbesparelsene ToRVEhallerne har opplevd, har imidlertid også hatt sitt utspring i systemets fleksibilitet som skyløsning.
«At Intect er sky- og applikasjonsbasert fungerer mye bedre for oss, ettersom det ikke blir et tungt system som må oppdateres i tide og utide.» – Simon Vingum, regnskapsfører hos Best Western ToRVEhallerne.
Implementering: En god prosess med åpen kommunikasjon
Implementeringen av Intect var en god prosess for ToRVEhallerne, preget av gjensidig forståelse.
«Siden vi var de første til å ta i bruk integrasjonen mellom Intect og Titanplan, har det helt naturlig vært snakk om en prosess med løpende justeringer. Her har vi blitt møtt av Intect, som har lyttet og handlet for å innfri våre behov.» – Simon Vingum, regnskapsfører hos Best Western ToRVEhallerne.
For ToRVEhallerne var det spesielt én ting de erfarte under implementeringen som de syntes det var spesielt relevant å fremheve for virksomheter som står overfor en implementering av Intect.
«Ett råd jeg vil gi videre til selskaper som skal implementere Intect, er å overlevere så mye informasjon som mulig til implementeringsteamet i Intect. Jo mer informasjon Intect mottar fra start, desto bedre oppsett får dere. Overleveringen av data bidro helt klart til å gi oss et godt utgangspunkt for å komme i gang med systemet og ikke minst samarbeidet.» – Simon Vingum, regnskapsfører hos Best Western ToRVEhallerne.
Support uten uforutsette regninger
Hos Intect består supportavdelingen utelukkende av lønnskonsulenter, noe som gjør at man alltid er sikret assistanse fra den rette kompetansen. ToRVEhallerne har også her valgt en løsning med en spesifikk supportavtale, noe som har vært en god opplevelse for dem.
«Vi er veldig fornøyde med supporten vi får hos Intect. Når jeg sender en e-post til supporten, er det som regel Ditte, som også var vår implementeringskonsulent, som svarer. Vi kjenner derfor hverandre, noe som er en fordel i et slikt samarbeid. Samtidig er det verdt å nevne at vi alltid blir informert dersom korrespondansen vår går utover det som er inkludert i supportavtalen vår. På den måten ender vi ikke plutselig opp med uforutsette utgifter.» – Simon Vingum, regnskapsfører hos Best Western ToRVEhallerne.