Den 14. maj 2019 slog EU-Domstolen fast, at arbejdsgiver nu kan blive pålagt at registrere medarbejdernes arbejdstid. Formålet er blandt andet at sikre, at reglerne for maksimal arbejdstid overholdes. Og det er netop ovenstående lovforslag, der giver anledning til debat, da tidsregistrering er et fænomen, der i allerhøjeste grad deler vandene.
På den ene side af holdningsspektret anses tidsregistrering som en kontrolforanstaltning af medarbejderens frihed og fleksibilitet. På den anden side af spektret opfattes tidsregistrering som et overbliksskabende værktøj, der skaber klarhed over tidsforbrug og ikke mindst anvendte lønkroner.
Ved arbejdsopgaver, som ikke er givet på forhånd og låst af ydre omstændigheder, er det min opfattelse, at tidsregistrering har en klar overvægt af fordele, hvilket du vil blive klogere på i følgende indlæg.
Tidsregistrering som led i øget produktivitet
I den optimale verden er argumenterne imod tidsregistrering reelt svage selv for funktionslønnede med foruddefinerede opgaver. Debatten handler nemlig snarere om, hvor detaljeret der skal tidsregistreres. For skal du alene fraværsregistrere eller bør du gå mere analytisk til værks?
Implementeringen af tidsregistrering afføder utallige potentialer, der taler for virksomhedens såvel som medarbejderens fordel.
Først og fremmest får den enkelte medarbejder en større forståelse for egne evner og kunnen, da tidsregistrering skaber rum for efterrationalisering. For når først arbejdsdagen er omme, fremgår det sort på hvidt, hvad medarbejderen har udrettet den pågældende dag. På denne vis kan den enkelte medarbejder efterfølgende sætte ind overfor egen effektivitet på baggrund af den indsigt, ressourceforbruget vidner om.
Har du som medarbejder nået det, du skulle, og har du formået at eksekvere på de forskellige opgaver? Tidsregistrering åbner med andre ord op for selvudvikling og identifikation af hensigtsmæssige såvel som uhensigtsmæssige arbejdsmønstre.
Tidsregistrering som rationelt pejlemærke på ledelsesniveau
På baggrund af ovenstående kan det siges, at tidsregistrering giver anledning til efterrationalisering for tidsoptimister på ledelsesniveau i kraft af medarbejdernes reelle tidsforbrug. Det kan eksempelvis være, at du som leder er for optimistisk omkring et tidsestimat, der er sat til specifikke typer af arbejdsopgaver og/eller projekter, og som medarbejderne derfor ikke kan efterleve.
Tidsregistrering er altså langt fra et udtryk for, at medarbejderne skal agere produktionsmaskiner på baggrund af tidsbestemte rammer. Tidsregistrering giver snarere et realistisk indblik i ressourcestyringen og ikke mindst estimeringen.
Foruden de interne fordele, som implementeringen af tidsregistrering medfører, er der på samme vis en række fordele for de typer af virksomheder, der lever af at sælge specialiseret viden. For med et konkret værktøj til tidsstyring og –registrering øges faktureringspotentialet markant, da du opnår et mere legitimt grundlag på baggrund af dokumenterede, fakturerede timer.
Som ledelse giver udviklingen i f.eks. overarbejde, sygdom og ferieafholdelse ligeledes nyttige informationer, der kan sammenlignes med tilsvarende virksomheder og hermed give en fornemmelse af, hvor godt et arbejdsmiljø der er skabt. Der er stort sammenfald mellem disse parametre sat op mod medarbejdertilfredshed og kundetilfredshed.
Tidsregistrering kræver den rette approach
Det er vigtigt, at du bruger tidsregistrering aktivt, hvis du vil bruge tidsregistrering konstruktivt. Du bør derfor analysere på de data, der genereres, som resultat af medarbejdernes tidsregistrering. For det er netop datagrundlaget, du kan bruge aktivt som konkrete indsigter til at indarbejde en mere struktureret planlægning fremadrettet.
Tidsregistrering bør derudover tage form som en ærlig proces, da du ellers får et sløret grundlag, som du forsøger at træffe beslutninger på baggrund af. Tidsregistreringer skal derfor give et reelt billede af, hvor arbejdstimerne er lagt, for på denne vis at styrke eller omlægge strategien for at nå det planlagte.
Det er også vigtigt, at du ikke bliver for ambitiøs i forhold til detaljeringsgraden i tidsregistreringen. Detaljeringsgraden i tidsregistreringen må ikke være på et højere niveau, end det kan anvendes på.
Ødelægger tidsregistrering kreativiteten?
I afdelinger kendetegnet ved kreative arbejdsopgaver kan tidsregistrering ligeledes anses som en kæp i hjulet for denne proces. Men hvis faktoren tid bliver en begrænsning, er der er tale om en forkert approach. For uanset om du tidsregistrerer eller ej, vil du altid være pålagt en række opgaver, der skal planlægges og løses inden for en given tidsramme.
Så det handler altså ikke om, at det er selve tidsregistreringen, der begrænser din kreativitet. Tidsregistreringen giver dig blot et praj om, hvordan du har eksekveret på opgaven.
Betragter du ikke tidsregistrering som et ledelsesværktøj?
Hvis du ikke ønsker at anvende tidsregistrering ledelsesmæssigt, er det vigtigt, at du ikke belaster medarbejderne med unødvendige detaljeringskrav til tidsregistreringen. Du bør snarere holde tidsregistreringen på et niveau, som matcher og komplimenterer anvendelsesniveauet.
Det laveste niveau for tidsregistrering er fraværshåndtering. Du kan reelt ikke komme udenom, at der bør fraværsregistreres ved ferieafholdelse, sygdom og lignende, således at lønadministrationen kan håndteres på baggrund af kvalitet og gennemsigtighed overfor medarbejderen, men også helt praktisk i forhold til regnskabsdokumentation.
Hvis jeg skal opsummere
Min klare erfaring er, at der som oftest er stor forskel på, hvad virksomheder ønsker at bruge tiden på, og hvad der rent faktisk bruges tid på. Tidsregistrering hjælper med at sætte fokus på denne ujævne tidsfordeling, da du kort og godt får visualiseret, hvorvidt tidsforbruget på værdiskabende kerneopgaver og -aktiviteter er optimalt.
Som afsluttende bemærkning vil jeg endnu engang slå et slag for, at tidsregistrering ikke skal ses som unødig kontrol, men snarere som et fremadrettet styringsværktøj til analyse og forbedring af arbejdsgange.