Tidsregistrering kan blandt give dig indsigt i, hvad din virksomhed tjener på hver enkelt opgave, hvilke omkostninger der er forbundet til en given opgave, og om den specifikke opgave er over- eller underestimeret eller korrekt estimeret. Derudover kan tidsregistrering give dig et godt overblik over fordelingen af fakturerbare og ikke-fakturerbare opgaver samt over fakturerbare timer pr. medarbejder i en specifik periode.
Som nævnt gavner brugen af tidsregistrering også dine medarbejderne. Det giver dem blandt andet muligheden for at sætte og følge deres egne personlige mål. Dertil kan de dokumentere deres arbejdstid over for ledelsen, og denne dokumentation kan blandt andet bruges til at forhandle lønforhold og bonusser med ledelsen.
For dig betyder dokumentation af medarbejdernes timer, at du rent faktisk ved, hvad dine ansatte bruger deres tid på. Dermed kan du også holde styr på, om din virksomheds ressourcer bruges så hensigtsmæssigt som muligt, og om dine medarbejdere får tildelt de mest optimale projekter for dem at løse. En rokering i arbejdsopgaver kan være med til at skabe endnu mere effektivitet samt højere tilfredshed blandt dine ansatte, og her kan tidsregistrering være et godt sted at starte.
Hvordan skal du tidsregistrere?
Det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvilke parametre det giver mening at måle tid på; det kommer altså helt an på din virksomheds konkrete opgaver, ressourcer og arbejdsgange. For nogle virksomheder giver det mening at lave helt overordnet tidsregistrering på projekter og opgaver, mens det i andre virksomheder vil være optimalt at dele tidsregistreringen op i delelementer.
Alt efter, hvilken slags opgaver din virksomhed er baseret på, kan det være hensigtsmæssigt at dele din tidsregistrering op i en startfase, hvori indledende møder med kunder indgår; en forberedelsesfase, som omhandler modning og overlevering af opgaver; en udførelsesfase, hvor selve opgaven løses; og en slutfase, som inkluderer feedback og rettelser.
Hvad enten du vælger overordnet eller opdelt tidsregistrering, så er der fordele og ulemper med begge måder at tidsregistrere på. Den overordnede tidsregistrering gør det nemt for dine medarbejdere, da de kun skal sørge for at registrere tid på selve projektet. Den anden form for tidsregistrering kræver en del mere af medarbejderne, men denne form giver dig dog endnu bedre og større indsigter.
Sammensmelt tidsstyring med din vagtplanering
For at opnå så smidig en arbejdsgang som muligt er det vigtigt, at dine systemer taler sammen. På denne måde bliver data mere troværdige at arbejde med, da der ikke har været mange forskellige hænder inde over processen. Du kan altså med fordel investere i systemer, hvor du kan forbinde din tidsregistrering til andre vigtige platforme.
Der findes diverse systemer, du kan gøre brug af til planlægningen af dine medarbejderes vagter. Men hvad skal dette system kunne?
Der er nogle funktioner, du bør overveje at investere i, da disse kan gøre din arbejdsgang en hel del nemmere. Blandt andet tilbyder nogle vagtplaneringssystemer muligheden for medarbejderne at stemple ind på deres telefon eller smartwatch, enten når de er inden for en bestemt afstand fra arbejdspladsen, eller for eksempel når de er logget på virksomhedens wifi – dette bestemmer du helt selv.
Når medarbejderne har stemplet ind og ud, kan du godkende deres tidsregistrering, og du får et godt overblik over både timer og lønudgifter.
Du kender måske alt til, at medarbejdere ønsker at bytte vagter, og her er der også funktioner i vagtplaneringssystemer, der kan hjælpe. Et system som eksempelvis Planday byder på funktioner, hvor medarbejderne selv kan bytte vagter inde i systemet, mens du blot skal godkende bytningen. Med Planday kan du også til hver en tid se, hvilke medarbejdere der er ledige, hvis du pludselig skulle få brug for at få en vagt dækket.
Du kan også nemt godkende ferieanmodninger og registrere timer, og du kan være sikker på at eksportere korrekte timer over i dit lønsystem – alt fra din computer, telefon eller tablet.
Den helt store gevinst i velintegrerede systemer er, at de timer, der bliver stemplet ind i tidsregistreringssystemet, nemt kan overføres til dit lønsystem, sådan at du hver gang laver korrekte lønkørsler.