Læs med i dette holdningsindlæg, hvor Intects CEO, Frants Moraitis, stiller skarpt på fordele og ulemper relateret til on-premise og SaaS lønsystemer.
On-premise vs. SaaS lønsystemer
Der er mange aspekter at overveje, når man skal vælge lønsystem, herunder om systemets funktionalitet imødekommer virksomhedens behov, og om det har et intuitivt setup og design. Inden man når så langt i udvælgelsesprocessen, skal man dog tage en endnu vigtigere beslutning; skal det være on-premise eller en Software as a Service-løsning (SaaS)?
Forskellen på on-premise og SaaS-løsninger ligger i, at førstnævnte udvikles specifikt til den virksomhed, som aflægger bestillingen, hvorefter den installeres på virksomhedens egne servere eller hos en hosting leverandør. SaaS derimod er en standardiseret softwareløsning, der udvikles med henblik på at understøtte en bred vifte af kunder, og som driftes og opdateres centralt hos udbyderen. Desuden er SaaS ofte forbundet med cloud, selvom softwaren ikke altid ligger i skyen.
Som det gør sig gældende ved de fleste ting her i livet, eksisterer der både fordele og ulemper relateret til henholdsvis on-premise og SaaS lønsystemer – forhold som man bør gøre sig bekendt med og være bevidst om, når man skal tage beslutningen om at gå med den ene eller den anden løsning. Dem kommer jeg ind på længere nede.
Lønsystemet er et nicheprodukt
Det særegne ved diskussionen om on-premise versus SaaS, når det kommer til lønsystemer er, at systemet – om end det er ekstremt vigtigt for virksomhedens samlede setup – udgør et nicheprodukt i næsten enhver virksomhed. Det skyldes, at lønsystemet ikke udgør en kritisk del af kerneproduktet på samme måde som økonomi-, produktions-, CRM- og projektsystemerne eksempelvis gør. Samtidig involverer disse systemer store dele af organisationens medarbejdere, mens det reelt er meget få ansatte, der opererer i lønprocessen.
Det betyder – efter min erfaring – at man med en on-premise løsning kan få svært ved at opbygge de nødvendige IT-rammer internt til at understøtte lønprocessen på et fyldestgørende niveau. I IT-afdelingen vil lønsystemet nemlig ofte blive nedprioriteret i forhold til de mere leverancekritiske systemer, som blev nævnt tidligere. Især fordi at de med den investerede supporttid kun vil understøtte et begrænset antal medarbejdere. Dette resulterer ofte i udfordringer relateret til opdateringer, systemfejl, fejlfinding og testning af systemet.
Lønsystemets status som nicheprodukt er en afgørende faktor for, hvorfor en SaaS-løsning – i min optik – altid er at foretrække i løn-regi. Umiddelbart er der kun 10 virksomheder i Danmark, der vil kunne opnå en faglighed og størrelse, hvor det ville give mening at have et on-premise setup.
Backup og systemopdateringer
Udfordringerne ved backup og opdatering af on-premise lønsystemer ligger blandt andet i, at udbyderen – i forbindelse med at sende en opdatering ud – ikke har nok ressourcer til at sende en ansat ud for at hjælpe den enkelte virksomhed med at gennemføre opdateringen på korrekt vis. Når der så ligeledes er begrænset assistance fra den interne IT-afdeling, kan der gå tid før systemet reelt bliver opdateret, og det betyder at virksomheder med on-premise ofte er bagud rent systemteknisk.
Den begrænsede interne og eksterne assistance ved opdateringer betyder desuden, at en stor del af ansvaret for at afdække om systemet fungerer ordentligt, vil blive placeret hos lønkonsulenterne. Da det er de færreste lønkonsulenter, der har de tekniske kompetencer til metodisk at teste systemopdateringen, kan det ende ud i, at man laver løn i et system med fejl – og det kan koste både tid og ressourcer.
Ved systemopdateringer bliver virksomheden således hurtigt afhængig af den eksterne udbyder, hvilket er problematisk, når denne kun har mulighed for at assistere i et begrænset omfang. Desuden skal man med on-prem selv stå for backup af al løndata samt test heraf.
Med et SaaS-lønsystem håndteres systemopdateringer centralt hos udbyderen, hvilket betyder at virksomhederne hverken skal bruge tid eller energi på dette. Desuden gennemføres opdateringen hurtigt – ofte uden for normal arbejdstid – og til en lavere omkostningspris end ved on-prem, da opdateringen omfatter samtlige kunder på én gang. Med mange lønfaglige brugere i systemet, bliver systemfejl hurtigt opdaget og efterfølgende rettet fra central hånd, og det garanterer en utrolig høj driftssikkerhed. En driftssikkerhed som on-premise lønsystemer har svært ved at matche.
Hvad med driftsomkostningerne?
Prisstrukturen ved henholdsvis on-premise og SaaS-lønsystemer afviger helt grundlæggende i deres fleksibilitet. SaaS-lønsystemer bygger ofte på en forbrugsbaseret struktur, hvor priserne er variable i forhold til forbruget, hvorimod on-premise indebærer en masse faste omkostninger såsom serverudgifter, opdateringer og support, som kommer udover selve licensprisen. Desuden er der forbundet langt højere engangsomkostninger med on-premise, da man eksempelvis skal købe hardware og opbygning af en større faglig kompetence. Poster man undgår ved SaaS.
Man kan godt finde en on-premise licenspris, der er billigere end SaaS’ licenspris, men det er sjældent repræsentativt for den samlede omkostningspris, da der kommer en masse udgifter oveni. Derfor er SaaS’ fleksible prisstruktur foretrukket af mange virksomheder.
Ved SaaS-lønsystemer får man desuden klare miljømæssige fordele, da energien på at drifte en server bliver væsentligt bedre udnyttet, når flere virksomheder benytter den samme løsning. Dette har selvfølgelig også en positiv indvirkning på driftsomkostningerne i sidste ende.
Produktudvikling
Vi har allerede fastslået, at det er nemmere at opdatere et SaaS-lønsystem, og det betyder – helt grundlæggende – at det også er nemmere at videreudvikle på denne type løsning. Eksempelvis kan integrationer lettere deles på tværs af systemets brugere, da det i princippet kan gøres ved at klikke på en enkelt knap.
Det er ikke umuligt at opdatere og udvikle et on-premise lønsystem. Det er blot forbundet med en vanskeligere proces og større omkostninger.
Ønsker man at få sit SaaS-lønsystem udviklet i en mere tilpasset retning med specifikke funktioner, der matcher ens forretning, kan der være udfordringer forbundet med det. Skræddersyet tilpasning er en af svaghederne ved SaaS – og en af de helt store fordele ved on-prem. Hensigten med en SaaS-løsning er at kunne imødekomme generelle behov, hvilket helt naturligt gør specifikke kundetilpasninger til en dyr fornøjelse.
Da lønsystemet er et relativt lille system i virksomhedssetuppet, er det – efter min erfaring – dog sjældent at virksomhederne prioriterer at investere penge i at tilpasse det.
… Så on-premise eller SaaS?
Sammenholder vi samtlige faktorer, som jeg har diskuteret ovenfor, står det klart, at der er meget få argumenter, som taler for at vælge en on-premise løsning, når det kommer til lønområdet.
On-prem repræsenterer udfordringer ved systemopdateringer og produktudvikling, som kan efterlade et stort teknisk ansvar hos lønkonsulenterne, og det er ikke holdbart. Samtidig er der noget fleksibilitet i forhold til driftsomkostninger, som spiller ind.
Hertil kommer at løn er for komplekst og sårbart et fagområde, til at man som virksomhed kan drifte et on-premise lønsystem selv uden at det ender ud i problemer og udfordringer. Løn er et lille område af virksomheden, som betyder utroligt meget for arbejdsmoral og medarbejdertilfredshed, og som i ekstreme situationer kan ende ud i strejke og andre ubehagelig ting.
Det er derfor vigtigt, at lønsystemet fungerer upåklageligt, så medarbejderne får korrekt løn til tiden, og de bedste forudsætninger for det, får man med et SaaS-lønsystem.