Læs videre for at høre mere om de vigtigste ting, der rører sig i lønverden i denne måned og få – som altid – tips og tricks til lønsystemet.
God læselyst!
Nyhederne i denne måned indeholder følgende emner:
- Nyt ferieår - 2023/2024
- Overførsel af ferie
- Konjunkturstatistik/Kvartalsstatistik 3. kvartal 2023
- Ferieregnskab for timelønnede
- Vigtigt! TIN nummer
- Tips til lønsystemet - Automatisk lønkørsel
Nyt ferieår - 2023/2024
September er, som bekendt, den første måned i det nye ferieår, som vi kalder ferieåret 2023/2024. Det betyder, at hvis dine medarbejdere har feriedage tilbage fra det gamle ferieår (2022/2023), vil disse feriedage stå i en saldo for sig selv under overskriften 'Ferie sidste ferieår'. Feriedagene for det gamle ferieår kan bruges frem til 31/12-2023, hvorefter de enten skal afholdes, overføres eller udbetales (kun den 5. ferieuge). Der vil derfor vises to ferieregnskaber på lønsedlen.
Overførsel af ferie
Som udgangspunkt behøver du ikke at gøre noget aktivt for at overføre ferie i Intect. Hvis medarbejderen har ’gammel ferie’, dvs. ferie som ligger længere tilbage end sidste år, vil det automatisk fremgå som overført ferie i en saldo for sig selv på lønsedlen. Ved brug af lønarten ’afholdt ferie’ benyttes logikken fra FIFO-princippet (first in, first out), hvilket betyder, at systemet altid nedskriver den først-optjente ferie.
Foretrækker du at rykke ferien til et 'aktivt' ferieår og dermed sammenlægge to ferieår, skal du være opmærksom på, at værdien af feriedagene lægges sammen med værdien af ferien for det nye ferieår, og det vil medføre en ny gennemsnitsberegning af værdien af én feriedag. I vejledningen 'Sådan overfører du restferie til nyt ferieår' beskriver vi, hvordan du laver en saldokorrektion, der sammenlægger to ferieår.
Holder I selv feriepengene i huset, kan det være nødvendigt at overføre ferien fra tidligere ferieår, hvis du skal udbetale feriepengene til medarbejderen. Det har vi med den seneste release gjort meget nemmere – se vejledningen 'Sådan overfører du restferie til nyt ferieår', som beskriver hvordan du nu kan overføre restferie for timelønnede via modulet Saldi.
Konjunkturstatistik/Kvartalsstatistik 3. kvartal 2023
Den 4. september er den afgørende dato for indberetning af konjunkturstatistik for 3. kvartal. Hvis din virksomhed har modtaget en meddelelse om, at den er blevet udvalgt til at indberette konjunkturstatistik for 2023 - hvilket er det samme som kvartalsstatistik - skal du sørge for at indsende din statistikoplysninger inden denne frist.
Hvis du har opsat automatisk indberetning af lønstatistik i Intect, bliver din lønstatistik automatisk indberettet den 4. september 2023. Efter indsendelsen har du mulighed for at logge ind på enten Danmarks Statistiks- eller Dansk Arbejdsgiverforenings hjemmeside (afhængigt af din valgte statistikudbyder i Intect) og gennemse din indberetning.
Hvis du er usikker på, om din virksomhed er sat op til automatisk statistikindberetning, kan du finde detaljerede anvisninger om opsætning i vejledningen 'Opsætning og indberetning af lønstatistik'.
Skulle du modtage en meddelelse fra Danmarks Statistik eller Dansk Arbejdsgiverforening om fejl i din statistikindberetning, vil du finde nyttige instruktioner i vejledningen 'Der er fejl i statistikindberetningen - hvad gør jeg?'.
Se også vejledningen 'Udtræk af statistikfil', som beskriver, hvordan du selv kan lave et udtræk og følge op på de oplysninger, der er indsendt til statistik. Den forklarer også, hvordan du kan trække en fil og uploade til statistikudbyderen.
Ferieregnskab for timelønnede
Det er en stor glæde for os, at vi med vores release i august kan introducere en ny visning af feriedage på de timelønnede medarbejders lønseddel. Vi har lyttet til jer og har nu fået udviklet et ferieregnskab for de timelønnede. Der er mange kunder, der har ønsket muligheden for at kunne holde styr på ferieregnskabet for medarbejdere, der har løbende feriepengeafregning til Feriekonto eller andre feriekasser.
Den 1. september 2023 er det muligt at opsætte et ferieregnskab for de timelønnede, så der kan registreres afholdte feriedage på lønsedlen. På den måde kan medarbejderen og lønbogholderen holde styr på medarbejderens resterende feriesaldo. Det kræver, at du tilvælger denne funktion under indstillinger og dernæst registrerer lønarten 'Afholdt ferie' under løndata, når medarbejderen holder ferie.
Læs mere om denne funktion i vejledningen 'Ferieregnskab for timelønnede'. Har du brug for at rette afholdte feriedage på en eller flere medarbejdere, beskriver vejledningen 'Ret afholdte feriedage' hvordan du nemmest kommer omkring det.
Hvis du er nysgerrig på, hvad vores seneste release ellers indeholder, kan du læse vores release notes her.
Vigtigt! hvis du har udenlandske medarbejdere - TIN nummer
Fra januar 2024 bliver det obligatorisk at indberette et såkaldt TIN nummer, hvis man har medarbejdere, der bor i udlandet. Det er arbejdsgivers ansvar at indberette TIN nummer og adresse på medarbejderne, og det er medarbejderens pligt at oplyse det. Det betyder, at hvis der indsendes en indberetning til SKAT, hvor lønperiodens slutdato ligger i januar 2024 eller senere, så skal der indberettes et TIN nummer. Hvis ikke der er indberettet et TIN nummer, sender SKAT en advis, og så skal oplysningerne tilføres efterfølgende direkte i eIndkomst.
I Intect arbejder vi lige nu på at lave en løsning, men vi vil opfordre til, at I allerede nu anmoder jeres medarbejdere om TIN nummer. SKAT oplyser, at der er nogle lande, hvor det godt kan tage rigtig lang tid at fremskaffe oplysningerne, så det er en god idé at gå i gang med det allerede nu.
Hvis du vil læse mere om TIN, henviser vi til SKATs hjemmeside.
Tips til lønsystemet
Automatisk lønkørsel
Når du gentagne gange skal udføre den samme lønkørsel til de samme medarbejdere måned efter måned, kan det være en fordel at oprette en automatisk lønkørsel. Denne funktion kan også være gavnlig i tilfælde, hvor du for eksempel skal på ferie, og perioden strækker sig over flere lønperioder.
Når du aktiverer funktionen 'Automatisk bogføring', vil Intect bogføre din lønkørsel om natten til den sidste almindelige hverdag inden dispositionsdatoen. Du vil modtage en e-mail tre dage før bogføringen finder sted, så du har mulighed for at justere løndataene eller deaktivere funktionen, hvis du ønsker at bogføre manuelt. Efter lønkørslen er blevet bogført, vil Intect automatisk oprette en ny lønkørsel for den næste periode med aktivering af den automatiske bogføring. Funktionen vil forblive aktiv, medmindre du aktivt deaktiverer den.
Hvis du finder dette interessant, kan du læse mere detaljeret information om funktionen i vejledningen med titlen 'Automatisk bogføring af lønkørsler'.
