Nyhedsbrev november 2023

November er over os, og det betyder skiftende vejr og de første tegn på vinterens komme. Som bladene falder fra træerne, bringer vi dig opdateringer om Intect og dykker ned i, hvad der sker i lønverdenen, som du skal være særligt opmærksom på.

Så find en varm kop kaffe, krøl dig sammen i din yndlingsstol, og lad os udforske de vigtigste emner på lønområdet i denne november måned.

Tak fordi du er en del af vores læserskare, og velkommen til denne måneds nyhedsbrev, som indeholder følgende emner:

Læg en plan for restferie

Har dine medarbejdere stadig feriedage til gode fra ferieåret 2022/23? Disse feriedage skal bruges inden udgangen af 2023. Hver medarbejder kan overføre op til 5 feriedage til det nye ferieår. Hvis feriedagene ikke bruges eller overføres, skal de udbetales til medarbejderen. Har medarbejderen haft en lovlig feriehindring, såsom barsel, kan alle restferiedagene overføres til nyt ferieår.

Det er derfor en god idé at tale med de medarbejdere, der har resterende feriedage, og planlægge hvornår de skal tage deres ferie. I kan også overveje, om det er hensigtsmæssigt at overføre nogle af feriedagene til det nye ferieår.

Få overblik over medarbejdernes restferie

I rapporten Feriesaldi kan du få et overblik over medarbejdernes restferie. Rapporten kan begrænses til at vise ferien fra ferieåret 2022/23 og evt. på afdelinger, skabeloner og på udvalgte medarbejdere. Rapporten viser optjente feriedage og værdi af disse, samt afholdte feriedage og restferiedage. Husk at du kan trække rapporten i Excel, så du nemt kan sortere i data og dermed se hvilke medarbejdere, der har restferie tilbage.

For de timelønnede ansatte med løbende afregning af ferie til Feriekonto (eller en anden feriekasse), vil du ikke kunne se medarbejdernes restferie i Intect. Vi henviser til, at medarbejderne kan se restferien på borger.dk, hvor de også kan ansøge om udbetaling af ferien.

I Intect har vi pr. 1. september 2023 introduceret muligheden for at tilføje et ferieregnskab for de timelønnede. Hvis du synes, at det kunne være en god løsning for jer og jeres medarbejdere, så læs mere om funktionen i vejledningen 'Ferieregnskab for timelønnede'.

Overfør ferie til nyt ferieår

Arbejdsgiver og medarbejder kan indgå aftale om at overføre eller udbetale de ubrugte feriedage. Sidste frist for at lave aftalen er den 31. december. Vær opmærksom på at:

  • aftalen skal være skriftlig.
  • det er kun den 5. ferieuge, der kan overføres (Overførsel af de første 20 feriedage kan kun ske, hvis der har været en lovlig feriehindring, og hvis overenskomsten giver mulighed for at overføre ferien).
    • Vær opmærksom på, at der kan stå en anden frist i overenskomsten.

Læs mere om, hvordan du kan håndtere overførsel af feriedage i Intect i vejledningen 'Overfør ferie til nyt ferieår - Generelt'.

Frister for indberetning af løn

I Intect er fristen for at bogføre lønnen altid den samme – 1 hverdag før dispositionsdatoen. Når der er helligdage, som fx i forbindelse med julen, skal man være ekstra opmærksom på, hvornår fristen for bogføring er. Derfor har vi lavet en årskalender, der viser præcis hvilken dag, du senest skal have bogført din lønkørsel for at få den korrekte dispositionsdato.

Fristen er kl. 8 om morgenen, hvis I bruger NemKonto til udbetaling af lønnen, og kl. 11, hvis I har indsat kontonumre på medarbejderne.

November

Løn til disposition den 30/11 - Frist for bogføring onsdag den 29/11.

December

Løn til disposition den 29/12 - Frist for bogføring torsdag den 28/12.

– Se mere i vejledningen 'Frister for lønkørsel', hvor vi også beskriver hvad du kan gøre, hvis fristen er overskredet.

Løntillæg grundet afskaffelsen af Store Bededag

I februar 2023 vedtog Folketinget et lovforslag, der afskaffer Store Bededag som helligdag fra og med 2024. Det betyder, at den fjerde fredag efter påske fremover er en almindelig arbejdsdag.

For de timelønnede medarbejdere betyder det, at de skal have deres almindelige timeløn for de timer, de er på arbejde. Afskaffelsen af store bededag får ikke indflydelse på de timelønnedes medarbejders søgnehelligdagsopsparing. 

For de månedslønnede medarbejdere betyder afskaffelsen, at de fremover skal arbejde på Store Bededag. Medarbejderne vil modtage deres almindelige faste løn, selvom de nu har en fridag mindre. Dertil skal de månedslønnede medarbejdere have en kompensation for den øgede arbejdstid, og derfor skal der pr. 1. januar hensættes til et løntillæg.

Løntillægget svarer til værdien af en almindelig arbejdsdag og er fastsat til 0,45 % af medarbejderens årsløn.

Løntillægget skal optjenes løbende hver måned og kan udbetales på to måder:

  • Løntillægget kan udbetales to gange årligt med lønnen for maj og august måned. 
  • Løntillægget kan udbetales løbende med den faste løn i hver måned.

Hvis en medarbejder fratræder inden udbetalingen, skal løntillægget afregnes forholdsmæssigt.

I Intect lancerer vi en løsning i starten af december og anbefaler at du læser med i vores release notes. Vi fik en endelig afklaring fra DI vedr. beregningsgrundlaget i slutningen af oktober. Vi arbejder på en løsning, der udvider lønarterne med en ekstra opførsel, så det bliver muligt at definere variable og faste tillæg. Det kan bruges til at justere hvilke tillæg, der skal indgå i beregningsgrundlaget for løntillægget. Den ekstra feature forventer vi pt. at levere i februar releasen.

Hvis du vil læse detaljerne om lovforslaget, kan du se dem her.

Lovforslag om ændringer af arbejdstidsloven

Den 18. september 2023 blev et lovforslag om ændring af arbejdstidsloven sendt i høring. Lovforslaget indfører bl.a. en pligt til at registrere arbejdstid og en mulighed for at fravige reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid. Før lovforslaget kan vedtages endeligt, skal det behandles i Folketinget. 

I lovforslaget er det foreslået, at loven skal træde i kraft den 1. januar 2024. Vi tror på, at denne dato rykkes til sommeren 2024, men lovforslaget afventer at blive fremsat i Folketinget. Vil du gerne følge med i deltaljerne for lovforslaget, kan du følge høringsdetaljerne her

Kort opsummeret indeholder lovforslaget en ny pligt for arbejdsgivere til at indføre et system, der gør det muligt at måle den enkelte medarbejders daglige arbejdstid. Registreringspligten er for at sikre, at reglerne om daglig hviletid, ugentlig hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid bliver overholdt. Derudover indeholder lovforslaget også krav om, at medarbejderen selv skal kunne tilgå egne oplysninger i registreringssystemet, og at arbejdsgivere skal opbevare de registrerede oplysninger i fem år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens ugentlige arbejdstid.

I Intect har vi integreret et tidsregistreringssystem, som alle Intects kunder har adgang til, og som medarbejderne kan tilgå via Intects app. Her kan medarbejderne registrere deres timer, ferie, sygdom osv., og de kan trække en rapport over egne tidsregistreringer -  vejledningen 'Sådan henter du en rapport over dine timeregistreringer i appen' beskriver hvordan man henter rapporten.

Vi følger lovforslaget tæt og arbejder i den forbindelse med at sikre, at Intects tidsregistreringssystem lever op til de krav, som bestemmes med den nye lov. Hvis I endnu ikke kender til Intects tidsregistreringssystem, så læs mere om den i vejledningen 'Timeregistrering/ Godkendelse af timer'.

Du kan læse mere om lovforslaget på Dansk Industris hjemmeside.

Julegaver til medarbejderne

Er din virksomhed også interesseret i at give jule- eller nytårsgaver som en måde at vise taknemmelighed for medarbejdernes indsats i det forgangne år? Det er vigtigt at kende reglerne, når det kommer til værdien af gaver til medarbejdere.

Jule- og nytårsgaver kan gives skattefrit til medarbejderne, så længe værdien ikke overstiger 1.300 kr. (dette gælder for 2023). Det betyder, at medarbejderne ikke skal betale skat af gaven, så længe den ikke er kontanter eller et gavekort, der betragtes som kontanter.

Hvis du har fundet en fantastisk gave, der overstiger 1.300 kr. i værdi, kan det være en god idé at tjekke SKATs regler på området. Der er også specielle regler, afhængigt af om medarbejderen har modtaget andre personalegaver i løbet af året.

Husk også, at virksomheden kan fradrage udgifterne til medarbejdernes gaver som en driftsomkostning i skattemæssig sammenhæng.

Tip til lønsystemet - Automatisk lønkørsel

Skal du køre den samme løn til de samme medarbejdere måned efter måned, kan det være en fordel at oprette en automatisk lønkørsel. På den måde sparer du tid, som du kan bruge på andre ting. 

Det kan også være en god funktion at bruge, hvis du skal have lønnen færdig i god tid – så kan du lade den køre automatisk, mens du holder juleferie. Læs mere om funktionen 'Automatisk bogføring af lønkørsler'.