Læs med i dette blogindlæg, hvor vi kigger nærmere på typiske fejl, vi møder i kunders lønopsætning i forbindelse med deres skift til Intect – samt hvordan man forebygger dem.
Fejl der kan og bør undgås
I Intect stifter vi på daglig basis bekendtskab med kompleksiteten af lønadministration og de udfordringer og fejl, det med jævne mellemrum medfører. Ikke kun i den enkelte lønkørsel, men i lige så høj grad i den underliggende lønopsætning. Fejlene i lønopsætningen er ofte relateret til forkertindstillede beregningsgrundlag, som i nogle tilfælde kan gå længere tilbage i tiden, og som dermed repræsenterer en ”indgroet” miskalkulation. Hertil har praksisændringer i forbindelse med hvordan beskatning af blandt andet personalegoder skal indgå i feriepengegrundlaget været med til at skabe udfordringer, fordi ikke alle har taget aktiv stilling til dette.
De forkerte beregningsgrundlag bliver ofte overset i en travl hverdag, fordi virksomheden er kommet til at udarbejde et for indviklet systemsetup. Det kan også skyldes, at man har placeret ansvaret for opgraderinger og vedligeholdelse hos en lønmedarbejder, der ikke har de rette tekniske kompetencer til at løfte opgaven.
Når fejlene bliver opdaget, kan det – i de mest omfattende tilfælde – betyde et stort oprydningsarbejde og måske endda økonomisk kompensation. Derfor er det afgørende, at virksomheden får identificeret uoverensstemmelserne i opsætningen, samt hvorfor de opstår, og det kræver, at man er opmærksom på de typiske lønopsætningsfejl.
I følgende afsnit gennemgås typiske fejlkilder, som vi møder i forbindelse med kunders overgang til Intect.
Typiske fejl i lønopsætningen
1) Forkerte feriesaldi
En af de fejl vi oftest støder på i kommende kunders lønopsætning er, at beregningen omkring feriesaldo er forkert. Det kan eksempelvis skyldes at systemet er sat op med forkert ferietillægsprocent (ferietillæg), samt at optjeningen af feriedage eller at feriepengebeløbet er ukorrekt. Det kan også bunde i, at lønnen er forkert ferieberettiget, eller at man ikke er opmærksom på udviklingen i medarbejdernes overenskomster.
Feriepengegrundlaget er for mange virksomheder en varierende faktor, som kontinuerligt skal rettes til og holdes opdateret, men som man i nogle tilfælde kan miste overblikket over. Det kan komme til udtryk ved, at lønkonsulenten eksempelvis ændrer en medarbejders feriepengegrundlag – grundet lønforhøjelse eller ændret arbejdstid – men glemmer at tilpasse de omkringliggende værdier relateret hertil.
Fortsætter denne fejl i flere måneder uden at blive opdaget og korrigeret, kan det resultere i et stort og tidskrævende oprydningsarbejde. Derfor er det vigtigt, at man som lønafdeling er opmærksom på, at beregningen omkring feriesaldi er korrekt sat op.
2) Opsætning og afregning af sygdom
En anden fejltype som vi ser gå igen hos kunderne er opsætning og afregning af sygdom. Dette indebærer, at lønsystemet er sat forkert op i forhold til reglerne for løn under sygdom; hvornår medarbejderne skal have sygedagpenge frem for løn under sygdom, og hvornår de skal have feriepenge frem for sygeferiepenge.
Konsekvensen kan i sidste ende være, at arbejdspladsen ikke får kompensation for den syge medarbejder. Det kan også resultere i, at den ansatte får forkert løn eller mangler feriepenge, og der kan ligeledes blive indberettet forkert til fraværsstatistik. Det er således konsekvenser, som både kan ramme virksomheden såvel som medarbejderen.
3) Opsætning af ferie- og pensionsberettiget beløb
Beregningen af ferie- og pensionsberettiget indkomst er endnu en fejlkilde, som vi ser hos virksomhederne, når vi gennemgår data i forbindelse med konvertering til Intect. Både det ferieberettigede og det pensionsberettigede beløb kan være styret af enten en overenskomst eller en lokalaftale, som dikterer, hvad der skal regnes med af tillæg og opsparing, når henholdsvis pensionen og ferien skal beregnes.
Er lønsystemet sat forkert op i forhold til, hvad der skal inkluderes i beregningen af de to opsparinger, får medarbejderen udbetalt et beløb, der ikke stemmer overens med det aftalte. Og det resulterer oftest i utilfredshed og frustration, uanset om medarbejderen får for lidt udbetalt og føler sig snydt, eller får for meget og skal betale tilbage.
4) Kontrol over feriefritimer
Vi ser ligeledes, at der hos nogle virksomheder hersker udfordringer relateret til styringen af medarbejdernes feriefritimer. En fejl som typisk forekommer på funktionæransatte.
Baggrunden for fejlen er ofte, at medarbejderne ikke bruger en app eller andet managementværktøj til systematisk at indberette sit fravær. I disse tilfælde er der høj risiko for, at ikke alle afholdte feriefridage bliver registreret.
5) Beskatning af fri bil
Denne fejltype forekommer i mindre grad end de førnævnte, da den overordnet set berører færre virksomheder. Dog er det en fejl, som gør sig gældende hos en stor procentdel af de kunder, der netop har fri bil, hvorfor det er en fejl, der er værd at være opmærksom på.
Som det er tilfældet med de fire andre fejlkilder, bunder fejlen ved beskatning af fri bil i, at beskatningsgrundlaget er forkert sat op, eller at man ikke har fået sat lønsystemet op til at følge beskatningssatserne, som ændres løbende. Dét kan i sidste ende få konsekvenser, og derfor er det vigtigt, at man er opmærksom på denne fejltype.
Hvordan undgår man disse fejl?
Det der er den store udfordring ved de ovennævnte fejl er, at de ofte er såkaldte ”stille” fejl, som ingen reelt har opdaget, men som kan have negativ indvirkning for både virksomheden og medarbejderne. I Intect støder vi på fejlene i samarbejde med kunderne, når vi foretager parallel lønkørsel i forbindelse med, at de overgår fra deres forhenværende lønsystem til Intect.
Det kan skabe mistillid internt i organisationen, hvis fejlen opfanges at medarbejderne – og ikke af virksomheden. Derfor er det at foretrække at være på forkant ved at foretage et review af sin lønopsætning med jævne mellemrum. Det kan fra vores side anbefales, at man foretager et eftersyn på årlig basis – gerne lige inden et årsskifte, når man kender satserne for det nye år.
Selvom det er en tidskrævende proces, er det en god investering, hvis man kan undgå fejl, som ellers kan betyde besværlige administrative og økonomiske korrektioner. Desuden er det en god ide, at man læser relevante overenskomster igennem en ekstra gang, så man er opmærksom på de specifikke forhold, der gør sig gældende for de enkelte medarbejdere.
Hvis man er i tvivl eller har brug for yderligere hjælp til at gennemse sit lønsetup for fejl og mangler, bør man søge sparring hos en professionel partner. Det kan enten være hos Arbejdsgiverforeningen eller hos virksomhedens eget lønbureau, da det oftest er dem, der har den største viden om disse områder.
Kunne du tænke dig at høre mere om Intect?
I Intect er vi eksperter i løn og i den systemmæssige opsætning, der ligger bag lønkørslen. Hvis du kunne tænke dig at høre mere om vores intuitive og brugervenlige lønsystem, kan du booke et uforpligtende møde med vores sælgere.