Lønadministration er et komplekst fagområde, hvorfor der ofte melder sig spørgsmål af den ene eller den anden slags i forbindelse med virksomhedernes månedlige lønkørsel. I Intect er det vores erfaring, at der er en række spørgsmål, som går igen blandt vores kunder. Spørgsmål som – med forholdsvis simple tiltag – kan imødekommes og ofte helt undgås.
Indberetning af statistik
Som de fleste lønbogholdere er bekendt med, kan man som virksomhed blive udvalgt til at skulle indberette lønstatistik til enten Danmarks Statistik eller Dansk Arbejdsgiverforening. Og det giver i nogle tilfælde anledning til spørgsmål. Både i forhold til mulighederne for indberetning via Intect – og om systemet automatisk sættes op til at foretage indberetningen, når en virksomhed bliver udvalgt.
Intect kan selvfølgelig godt levere automatisk indberetning af lønstatistik –både årlig og kvartalsstatistik – men det kræver, at virksomheden aktivt går ind og tilvælger statistikindberetning i systemet.
Her er det vigtigt, at man får valgt den rigtige statistikudbyder, så oplysningerne sendes til den rigtige modtager. Får du ved en fejl valgt forkert, vil du modtage en besked om manglende indsendelse af oplysninger. Efterfølgende kan du kontakte den pågældende statistikmodtager og forklare, at der er blevet sendt statistik, men at der desværre er blevet valgt forkert modtager. Ofte vil de acceptere, at det bliver rettet til næste statistikindberetning.
Har man ikke været inde og aktivt tilvælge statistikindberetning til enten Danmarks Statistik eller DA, vil systemet ikke indberette automatisk. Er man i tvivl om, hvorvidt man har tilvalgt indberetning – eller om man har valgt den rigtige statistikudbyder – kan man til enhver tid tjekke dette under ”Virksomhed” – ”Generelt.”
Mangler der statistik på en medarbejder, vil du blive gjort opmærksom på dette ved at få en advarsel på lønkørslen, da man ikke kan bogføre løn på medarbejderen, uden at der er opsat statistikoplysninger.
Tilbageførslen af en lønseddel
I Intect oplever vi, at det ofte kan give anledning til usikkerhed, hvis man skal have tilbageført en lønseddel, fordi man har opdaget en fejl på den. Usikkerheden bunder i, at kunderne ikke er sikre på, hvad der præcist kommer til at ske, når de tilbagefører.
Der er to scenarier ved tilbageførslen af en lønseddel; det ene er, at lønnen allerede er blevet udbetalt, og det andet er, at den endnu ikke er blevet udbetalt.
Hvis netsfilen endnu ikke er blevet sendt afsted – og udbetalingen dermed ikke er gennemført – kan man forholdsvist simpelt tilbageføre den respektive lønseddel. Dermed annulleres den specifikke medarbejder i netsfilen, mens de resterende medarbejdere fortsat indberettes til lønudbetaling. Herefter laver man en ny lønkørsel med en korrekt lønseddel kun på den medarbejder og bogfører den. Så har man en korrekt lønkørsel.
Hvis lønudbetalingen allerede er blevet gennemført, kan vi ikke nå ind og annullere den. Har medarbejderen fået for lidt i løn, kan man i stedet overføre det resterende beløb ved at lave en ny, korrekt lønkørsel på den respektive medarbejder, og sætte betalingen til manuelt, så der ikke sker en ny betaling, når man bogfører den. Alternativt, kan man på den nye, korrekte lønseddel lave en lønart, som hedder ”Reduktion af efter skat” og sætte den på det beløb, medarbejderen allerede har fået udbetalt. Således udbetales kun differencen. Her skal udbetalingsdatoen selvfølgelig ligge i fremtiden.
Har medarbejderen fået for meget, kan man enten vælge at modregne det i næste lønkørsel, eller bede medarbejderen om at betale pengene tilbage til virksomheden.
Rapportudtræk
Vi modtager i Intect en hel del henvendelser relateret til vores rapporter, herunder hvorvidt man kan lave et udtræk på specifikke data. Til det er svaret helt enkelt.
I Intect har vi en lang række standardrapporter inden for lønkørsler, saldi, logging og diverse – og de er til fri afbenyttelse. Alle rapporter ligger i en oversigt under vores rapport-modul, der er placeret under ”Virksomhed”, og kan trækkes i forskellige formater bl.a. html, Excel, PDF og csv.
Har man brug for et særligt udtræk, altså noget udover vores standardrapporter, kan man tilkøbe vores Excel-baserede rapporteringsværktøj, Intect Insights. I Intect Insights kan man skræddersy sine egne rapporter, pivottabeller og lignende – den eneste begrænsning er ens personlige Excel-kundskaber.
Frister for lønbehandlingen
I Intect har vi en relativt kort tidsfrist på lønindberetningen sammenlignet med andre systemudbydere, hvilket selvfølgelig er noget, vi gør opmærksom på til alle nye kunder.
Deadlinen er altid hverdagen før dispositionsdatoen. Det præcise klokkeslæt kommer an på, hvorvidt man bruger NemKonto eller ej. Har man NemKonto er tidsfristen kl. 8 om morgenen, mens den er kl. 11 om formiddagen, hvis man har kontonummer indskrevet på medarbejderne.
Grunden til den tidligere deadline ved brug af NemKonto er, at Nets skal matche medarbejderne med en konkret NemKonto, og det tager tid.
Advarsel ved bogført lønkørsel
Vores kunder kommer nogle gange i en situation, hvor der dukker en advarsel op på en bogført lønkørsel, og det kan – forståeligt nok – give anledning til spørgsmål.
Advarslen der dukker op på skærmen, er en besked fra SKAT om, at der er registreret en fejl på indberetningen af lønkørslen. Lønsystemet videreformidler blot denne besked fra SKAT. Det betyder helt lavpraktisk, at relaterede henvendelser både kan løses ved at kontakte Intect og ved at tage kontakt direkte til SKAT.
Af advarslen fremgår altid cpr-nummer på den medarbejder, fejlen er på, samt hvad fejlen omhandler.