Når man som virksomhed har besluttet sig for at skifte til et nyt lønsystem på baggrund af økonomiske eller optimeringsmæssige fordele, er den næste hurdle ofte at skulle forholde sig til selve overgangen til det nye system. For har man ikke prøvet at stå i en systemimplementering før, kan det være svært at have en forståelse for – og en holdning til – hvordan denne proces håndteres på bedst mulig vis. Da implementeringsprocessen er afgørende for virksomhedens succes med det nye lønsystem, er det dog vigtigt, at man som beslutningstager gør sig nogle reelle tanker om denne proces.
Noget med en bil – og et lønsystem
Baggrunden for at foretage et skifte til et nyt lønsystem er som oftest, at det nye system repræsenterer nogle klare driftsfordele for virksomheden. Driftsfordele som man kun kan indfri til fulde, hvis man lærer det nye system og de nye funktionaliteter ordentligt at kende.
Rent metaforisk, så kører bilen ikke bedre end personen, der sidder bag rattet, formår at styre den. Det afgørende for, hvor god en bilist, du bliver i din nye bil, er derfor, hvor godt du lærer at håndtere de mange nye hestekræfter. Det samme gør sig gældende med lønsystemer.
For beslutningstagere er det derfor en vigtig indledende pointe, at man bør anse implementeringen som mere end blot en teknisk dataovergang. Det er et reelt læringsforløb for lønmedarbejderne, som skal lære at køre løn i et nyt system. Et læringsforløb hvor fastlagte arbejdsgange bliver sat i et nyt perspektiv, og derfor bør lønbogholderen også involveres hele vejen igennem processen.
Et læringsforløb med en aktiv rolle
Der er mange forskellige måder at anskue indlæring på. I bund og grund handler det om, at du som beslutningstager skal forholde dig til, hvordan dine lønmedarbejdere bedst lærer det nye lønsystem at kende, så de kan føle sig trygge i at køre løn på egen hånd efter implementeringen.
Fra et læringsteoretisk perspektiv, har de fleste lønbogholdere størst udbytte af at være aktive med fingrene i tastaturet, fremfor at udbyderen sætter systemet op og efterfølgende holder en workshop, hvor funktionerne og setuppet gennemgås. Udover at sidstnævnte metode ofte ender i fejlopsætninger på grund af miskommunikation i behovsafklaringen, så får lønbogholderen heller ikke det nødvendige kendskab til systemet. Og dét kan i sidste ende betyde frustrationer og et stort behov for efterfølgende support og dyre konsulenttimer.
Et læringsforløb, hvor lønbogholderen har en aktiv rolle i implementeringen, er derfor at foretrække. Her får medarbejderen praktisk erfaring helt ind under huden og – i forlængelse – et helt unikt kendskab til det nye system.
Hvordan det læringsfokuserede implementeringsforløb organiseres hos den enkelte udbyder, kan variere. I Intect har vi gode erfaringer med at strukturere et forløb over 1-2 måneder, hvor læringen deles op i små, overskuelige bidder med hyppig kontakt, der understøtter lønbogholderes arbejdsopgaver og dagligdag.
Her er det selvfølgelig vigtigt, at man som beslutningstager er bevidst om, at medarbejderne går ind i en proces, hvor der – udover deres normale lønkørselsrutiner – bliver nogle ekstra timer afsat til opsætning af det nye system.
En god implementering bør være et krav
En tidligere nævnt pointe – som er helt grundlæggende for dette indlæg – er, at implementeringsprocessen er afgørende for, hvor stor succes virksomheden får med sit nye lønsystem.
Af samme årsag bør implementeringen også være en faktor, der spiller ind allerede fra starten i udvælgelsesprocessen, og ikke være et sekundært element, der bliver bragt på banen under de sidste forhandlinger med udbyderen. I så fald risikerer man at have brugt en masse tid og energi på en løsning, som for lønmedarbejderne kan være svær at få til at leve op til forventningerne.
En god indgangsvinkel er at beslutningstageren så tidligt som muligt i dialogen stiller vigtige spørgsmål, såsom: Hvad er jeres koncept for implementeringsprocessen? Og hvordan kommer implementeringsprocessen til at forløbe helt lavpraktisk? Så sporer man sig hurtigt ind på, om der er grobund for en tryg overgang og et godt samarbejde.
Synergi på medarbejderniveau
Når man har valgt sin foretrukne udbyder, og er tilfreds med både systemfunktionaliteterne og implementeringsprocessen, ligger næste step på medarbejderniveau.
En implementering med oplæring i fokus bygger nemlig på et tæt samarbejde mellem udbyderens implementeringskonsulenter og virksomhedens lønbogholdere. Derfor bør beslutningstageren danne sig et overblik over sine lønmedarbejdere, og gøre sig bevidst om, at medarbejderne lærer forskelligt – og har forskellige erfaringer med sig.
Den rutinerede lønbogholder har ofte et indgående kendskab til setup og arbejdsprocesser i det gamle system, hvilket er en stor styrke, når lønsedler skal kontrolleres eller overenskomster skal tolkes. I omstillingen til et nyt system kan den store erfaring dog nogle gange være en skjult hæmsko. Rent læringsteoretisk kræver det nemlig, at eksisterende rutiner og ”sådan plejer det at virke” skal aflæres, før de nye processer og rutiner kan indlæres og blive til vaner igen. Med andre ord bærer den rutinerede medarbejder på en masse viden, som pludselig skal ses i et nyt perspektiv, og det skal man respektere i processen.
Den mindre rutinerede lønmedarbejder har ofte begrænset detaljekendskab til overenskomster, lokale aftaler og virksomhedens lønhistorik, hvorfor denne undervejs i processen oftere har behov for at rådføre sig ”bagud” i organisationen. Til gengæld oplever vi ofte, at de hurtigere adopterer nye rutiner og opsætningsmuligheder i det nye system.
Man skal således forberede sig på at alle læringstyper skal rummes i processen, og at der skal gives tid til både den ”hurtige” og den ”grundige”. I Intect er vores erfaringer, at samarbejdet mellem de to typer kan skabe en stærk synergi, hvor de hver især får lov til at udnytte deres styrker. Kombineret med en dygtig implementeringskonsulent, er der lagt fundament for en god onboardingproces. En onboardingproces hvor medarbejderne bliver grundigt oplært, og system og processer bliver integreret, så virksomheden får indfriet de forventede driftsoptimeringer.