Scandic Hotels väljer Intect: ”Vi har fått ett lönesystem som framtidssäkrar vår löneadministration”

Scandic Hotels

Scandic Hotels är en börsnoterad hotell- och restaurangkedja som grundades 1963 i Sverige. Med över 280 hotell på nordisk nivå och hela 28 hotell i Danmark – där ytterligare två hotell är under uppbyggnad – är Scandic Hotels Nordens utan tvekan största hotellkedja. I den danska verksamheten uppgår personalstyrkan till över 2 400 anställda, som i och med det nya avtalet kommer att få sina löner hanterade i Intect.

Scandics affärsfilosofi bygger på att driva hotell utifrån god service, en inbjudande atmosfär och härliga faciliteter, med stort fokus på hållbarhet och klimatvänliga lösningar. Med god intern personalvård brinner Scandic Hotels för att stödja en trevlig och avkopplande kundupplevelse för sina övernattande gäster.

Flexibilitet blev avgörande för Scandic Hotels

Efter en kort period med löneadministrationen utlagd på en extern partner valde Scandic Hotels att återgå till att hantera lönekörningen för sin danska avdelning inhouse. Därför började man söka efter ett nytt lönesystem med en tydlig avsikt att hitta en systempartner som kunde tillgodose företagets behov av en flexibel lösning.

”När vi tog det slutgiltiga beslutet att ta tillbaka löneadministrationen i egna händer var det med medvetenheten om att vi behövde hitta ett agilt lönesystem som kunde ge oss en flexibilitet som vi inte haft i våra tidigare lösningar. Här var Intect attraktivt eftersom systemet kunde skräddarsys efter våra specifika behov, bland annat med en flexibel inläsning av data från vårt tidsredovisningssystem, Timeplan” – Gitte Møberg, Project Manager pre-opening and finance på Scandic Hotels.

Eftersom Scandic omfattas av ett systemmässigt krävande kollektivavtal var det dessutom viktigt att deras kommande lönesystem kunde stödja de krav som kollektivavtalet ställer.

”På Scandic omfattas vi av flera kollektivavtal, där särskilt hotellavtalet ställer vissa krav som är svåra för ett lönesystem att stödja. Även om Intects funktionalitet inte klarade detta från början möttes vi av en öppenhet och välvilja att utveckla systemet, så att det inom den närmaste framtiden kommer att kunna stödja vårt hotellavtal. Vi upplever en mycket flexibel inställning till att få våra behov tillgodosedda, och därför känner vi oss i trygga händer hos Intect.” – Gitte Møberg, Project Manager pre-opening and finance på Scandic Hotels.

Just flexibilitet och öppenhet inför systemutveckling är två aspekter som prioriteras högt hos Intect, eftersom de anses vara en väsentlig del i att kunna tillgodose den enskilda kundens behov.

”På Intect är vi måna om att hela tiden utveckla såväl vår interna kompetens som systemets funktionalitet, så att vi kan uppfylla våra kunders varierande behov och önskemål. För att kunna underlätta Scandics lönekörning startade vi därför utvecklingen av funktioner som gör systemet kapabelt att stödja deras hotellavtal. Denna flexibilitet är en stor del av vårt företags DNA.” – Frants Moraitis, VD på Intect.

Intect kunde erbjuda en unik framtidssäkring

En annan avgörande faktor för Scandics val av lönesystem var Intects organisatoriska upplägg, som de såg lovande framtidsutsikter i. För även om företaget medvetet valde att gå tillbaka till att själva administrera lönekörningen – efter en kort period med outsourcing – vill man behålla möjligheten att vid ett senare tillfälle outsourca uppgiften, så att man är mindre sårbar och mindre beroende av nyckelpersoner inom löneområdet.

Med Intect som lönesystem är detta en öppen möjlighet som kommer att vara enkel att genomföra. Intect ingår nämligen i ECIT-koncernen, vars tjänster bland annat omfattar outsourcing av löner. Om Scandic därför i framtiden vill outsourca sin löneadministration kan ECIT ta över denna uppgift med Intect som bas, eftersom deras lönekonsulter är experter på systemet. Denna lösning ger exempelvis fördelar som kortare svarstid vid supportärenden, eftersom lönekonsulterna sitter under samma tak som Intects supportteam.

”Det var viktigt för oss på Scandic Hotels att vi hittade en partner där outsourcing skulle vara en möjlighet vid ett senare tillfälle. Vi har ett starkt och erfaret löneteam inhouse, men vi är mycket beroende av nyckelpersoner, och därför är det a och o att vi är säkrade om en eller flera av dem skulle falla ifrån. Med Intect finns en utmärkt möjlighet för ECIT att i framtiden ta över vår lönehantering, och därför bidrar denna lösning till att framtidssäkra vår löneadministration på Scandic.” – Gitte Møberg, Project Manager pre-opening and finance på Scandic Hotels.

Långsiktigt samarbete baserat på god dialog

Med en inledande behovsanalys- och implementeringsfas baserad på en nära och öppen dialog har en god grund lagts för ett välfungerande och långsiktigt samarbete mellan Scandic Hotels och Intect.

”Vi har haft en god och trygg dialog med Intect genom hela processen. En dialog som har gett oss lugn och ro, eftersom vi har haft direktkontakt med dem som utvecklat systemet, samtidigt som vi har varit delaktiga i processen att anpassa systemet för vår verksamhet. På så sätt har vi fått en mycket god kännedom om systemet, så att vi känner oss förberedda att ta över när vi ska köra lönerna. Dessutom har vi ett gott intryck av Intects supportfunktion, som vi känner oss trygga med att kontakta om allt skulle krisa” – Gitte Møberg, Project Manager pre-opening and finance på Scandic Hotels.

Intects VD, Frants Moraitis, tillägger:

”Det är viktigt för oss på Intect att vi underlättar en god och konstruktiv dialog med Scandic – även efter att vi har gått i mål med implementeringen – så att vi skapar trygghet och bra förutsättningar för ett långt och framgångsrikt samarbete. Ett samarbete som har fått en riktigt bra start och som vi ser mycket fram emot att utveckla vidare tillsammans med Scandic Hotels.” – Frants Moraitis, VD på Intect.