Ruths Hotel om implementeringen av Intect: ”En process präglad av stor flexibilitet”

Ruths Hotel

Med en historia som sträcker sig mer än 100 år tillbaka i tiden och med ett läge i det ikoniska Gl. Skagen måste Ruths Hotel sägas vara ett välkänt namn såväl som en erfaren aktör i branschen.

Utöver sina boendefaciliteter har Ruths Hotel två anslutna restauranger, som under högsäsongen sysselsätter runt 100 medarbetare. Som en säsongspräglad verksamhet upplever Ruths Hotel en naturlig variation i antalet medarbetare under ett år, vilket blev ett av de främsta incitamenten till att leta efter en ny och mer effektiv lösning för medarbetaradministration.

Effektivisering genom automatisering och systemintegrationer

Den stora variationen i personalstyrkan hos Ruths Hotel resulterade i mycket administrativt arbete, eftersom medarbetare behövde registreras i flera system. En process som skedde genom upprepade manuella inmatningar av samma uppgifter.

”Vi letade efter en ny lösning, eftersom vi helt specifikt hade en önskan om att effektivisera registreringen av nya medarbetare. Vi använde sedan tidigare Planday som tidsredovisningssystem och var i samband med det på jakt efter en lösning där vi inte på nytt behövde registrera medarbetaren som redan var registrerad i Planday. När jag kom i kontakt med Intect, som är integrerat med Planday, kunde jag snabbt se hur vi skulle kunna effektivisera våra processer avsevärt och samtidigt säkerställa en högre datakvalitet.” – Mikael Andersen, CFO för Ruths Hotel.

Systemintegrationen mellan Intect och Planday, som gör det möjligt att synkronisera medarbetarstamdata mellan systemen, var den avgörande faktorn för Ruths Hotels val av Intect. Det fanns dessutom en rad andra funktioner som gjorde Intect till en fördelaktig lösning för Ruths Hotel.

”De rapporter som finns tillgängliga i Intect rådde det ingen tvekan om att vi skulle komma att använda. Dessutom fanns det bara generellt ett större fokus på automatisering i systemet. Tidigare rapporterade vi manuellt till Danmarks Statistik, SKAT med flera, vilket nu sker automatiskt i Intect. Det är visserligen en mindre detalj, men icke desto mindre ett exempel på en administrativ uppgift vi inte behöver lägga tid på längre.” – Mikael Andersen, CFO för Ruths Hotel.

En implementering som fullföljdes hela vägen

Implementeringen av Intect blev för Ruths Hotel en process som krävde en viss flexibilitet, eftersom flera lösningar behövde tala med varandra.

”Implementeringen av Intect har fungerat långt mycket bättre än vi hade vågat hoppas på. Vid konfigureringen av integrationen mellan Intect och Planday krävdes det längs vägen att kunskap samlades in mellan bolagen, och här upplevde vi en stor flexibilitet i den meningen att det avsattes den tid som faktiskt behövdes för att ro projektet ordentligt i hamn. Det gjordes alltså ingenting halvhjärtat, vilket var väldigt betryggande.” – Mikael Andersen, CFO för Ruths Hotel.

Implementeringen av Intect blev således en process för Ruths Hotel som löpande anpassades utifrån deras specifika behov.