Best Western ToRVEhallerne: Nya effektiva arbetsrutiner med Intect och Titanplan
För ToRVEhallerne har en ny konstellation av lönesystem och schemaläggningssystem haft stor inverkan på effektiviteten i deras löneadministration.
Läs med i den här artikeln när Simon Vingum, bokförare hos Best Western ToRVEhallerne, berättar om sina upplevelser i samband med övergången till ett nytt system och kommer in på hur det konkret har effektiviserat det löneadministrativa arbetet hos ToRVEhallerne.
Best Western ToRVEhallerne
ToRVEhallerne är ett aktiebolag som – under samma ägare – har funnits sedan 1999. Verksamheten omfattar ett 4-stjärnigt Best Western-hotell med tillhörande konferenscenter, tre restauranger, bar, kulturhus och festvåningsverksamhet. ToRVEhallerne är därmed ett företag som i genomsnitt sysselsätter och därmed betalar ut lön till 100 medarbetare.
Stora tidsbesparingar att hämta i integration mellan Intect och Titanplan
ToRVEhallerne var i mer än 10 år bundna till ett större löne- och schemaläggningssystem, där priserna kontinuerligt steg. När bolaget 2019 fick möjligheten att prova en annan lösning, valde de en helt ny konstellation, där Intect som lönesystem integrerades med Titanplan som schemaläggningssystem.
”Vi valde först och främst en helt ny, spännande kombination mellan Intect och Titanplan, då vi kunde se hur själva uppsättningen i systemen var för sig kunde optimera vårt arbete, men framför allt också på grund av de möjligheter vi såg i samspelet mellan systemen.” – Simon Vingum, bokförare hos Best Western ToRVEhallerne.
För ToRVEhallerne var det av stor betydelse att hitta en lösning som kunde effektivisera processerna och därmed undvika tidskrävande, manuellt pappersarbete.
”Integrationen mellan Intect och Titanplan har resulterat i stora tidsbesparingar för oss. Ett konkret exempel är att vi nu får alla medarbetares tidsregistreringar flyttade från Titanplan direkt över till Intect, där de automatiskt kombineras med rätt lönekoder. Det innebär att lönespecifikationerna nästan skapas automatiskt, vilket har sparat oss en massa tid.” – Simon Vingum, bokförare hos Best Western ToRVEhallerne.
Ett intuitivt system där data uppdateras direkt
Intect rymmer en mängd funktioner som underlättar arbetsflödena inom löneadministrationen. För ToRVEhallerne har dock själva systemets gränssnitt också haft betydelse för effektiviteten i deras lönekörningar.
”Intect är generellt sett bara enkelt att navigera i. Vi har fått en bättre visuell överblick, vilket har gjort inmatningen av medarbetarnas löneuppgifter betydligt enklare, samtidigt som jag lägger mycket mindre tid på att hantera lön.” – Simon Vingum, bokförare hos Best Western ToRVEhallerne.
De tidsbesparingar ToRVEhallerne har upplevt har dock också haft sin grund i systemets flexibilitet som molnlösning.
”Att Intect är moln- och applikationsbaserat fungerar mycket bättre för oss, eftersom det inte blir ett tungt system som måste uppdateras i tid och otid.” – Simon Vingum, bokförare hos Best Western ToRVEhallerne.
Implementering: En bra process med öppen kommunikation
Implementeringen av Intect var en bra process för ToRVEhallerne, där det fanns en ömsesidig förståelse.
”Eftersom vi var de första som använde integrationen mellan Intect och Titanplan har det helt förväntat varit fråga om en process med löpande justeringar. Här har vi mötts av Intect, som har lyssnat och agerat för att tillgodose våra behov.” – Simon Vingum, bokförare hos Best Western ToRVEhallerne.
För ToRVEhallerne fanns det särskilt en sak som de erfor under implementeringen, som de tyckte var särskilt relevant att lyfta fram för företag som står inför en implementering av Intect.
”Ett råd som jag vill ge till företag som ska implementera Intect är att överföra så mycket information som möjligt till implementeringsteamet på Intect. Ju mer information Intect får från start, desto bättre uppsättning får ni. Överföringen av data bidrog helt klart till att ge oss en bra utgångspunkt för att komma igång med systemet och inte minst samarbetet.” – Simon Vingum, bokförare hos Best Western ToRVEhallerne.
Support utan oförutsedda räkningar
Hos Intect består supportavdelningen uteslutande av lönekonsulter, varför man alltid är garanterad hjälp från rätt kompetens. ToRVEhallerne har även här valt en lösning med ett specifikt supportavtal, vilket har varit en bra upplevelse för dem.
”Vi är riktigt nöjda med den support vi får hos Intect. När jag skickar ett mejl till supporten är det i regel Ditte, som också var vår implementeringskonsult, som svarar. Vi känner därför varandra, vilket är en fördel i ett sådant samarbete. Samtidigt är det värt att nämna att vi alltid blir informerade om vår korrespondens rör sig utanför det som ingår i vårt supportavtal. På så sätt hamnar vi inte plötsligt med oförutsedda utgifter.” – Simon Vingum, bokförare hos Best Western ToRVEhallerne.