Hjælp til implementering af Intect - Sådan foregår processen

1. Kontrakten udarbejdes og underskrives

Når du har valgt Intect som dit nye lønsystem, udarbejder vi en kontrakt for samarbejdet, og implementeringsprocessen kan begynde.

Som en del af aftalen fastsætter vi blandt andet en ikrafttrædelsesdato for, hvornår din virksomhed overgår til Intect.

Det betyder, at du allerede fra starten har en konkret tidsplan at arbejde ud fra.

2. Du leverer de nødvendige data

For at kunne sætte Intect korrekt op skal vi have de relevante oplysninger om din virksomhed, medarbejdere og lønforhold.

Du får en samlet oversigt over de data, vi har brug for, så du ved præcis, hvad der skal leveres. Dataene skal sendes til Intect på en sikker måde.

Hvilke data skal bruges til implementeringen?

De konkrete oplysninger afhænger af virksomhedens opsætning og lønforhold, men vil typisk omfatte følgende:

Oplysninger om virksomheden

Det kan eksempelvis være CVR-nummer, bankoplysninger og information om virksomhedens indberetninger.

Medarbejderdata

Vi skal bruge de oplysninger, der er nødvendige for at oprette medarbejderne korrekt i Intect. Det kan blandt andet være:

• navn og kontaktoplysninger

• ansættelses- og anciennitetsdato

• skattekort

• bankoplysninger

• medarbejdernummer

• ferieordning og feriefridage

• ferietillæg

• pensionsordning og pensionssatser.

Ferie- og øvrige saldi

Ved overgangen til et nyt lønsystem er det vigtigt, at medarbejdernes eksisterende saldi kommer korrekt med. Det kan eksempelvis være:

• optjente og afholdte feriedage

• ferieopsparing og restferie

• fritvalg og SH-saldi.

Lønoplysninger

Vi skal desuden kende de relevante løndele for medarbejderne. Det kan blandt andet være:

• fast løn eller timeløn

• faste tillæg

• personalegoder

• pension

• øvrige løndele.

Afhængigt af virksomhedens forhold kan der også være behov for yderligere oplysninger, eksempelvis data til Danmarks Statistik.

Jo bedre datagrundlaget er fra starten, desto bedre forudsætninger har vi for at skabe den rigtige opsætning i Intect.

3. Data og konfigurationer sættes op i Intect

Når vi har modtaget de nødvendige data, begynder opsætningen af Intect.

Systemet konfigureres med udgangspunkt i virksomhedens lønforhold og de behov, vi har identificeret sammen med jer.

Det kan eksempelvis omfatte medarbejderskabeloner, lønarter og andre relevante konfigurationer.

Målet er, at systemet fra begyndelsen afspejler den måde, jeres virksomhed arbejder med løn på.

4. Du gennemgår og bekræfter opsætningen

Når data og konfigurationer er sat op, gennemgår vi resultatet sammen.

Her får du mulighed for at kontrollere, at medarbejderdata og opsætninger er oprettet korrekt, inden vi går videre til undervisningen i systemet.

På den måde sikrer vi, at vi arbejder videre på det rigtige grundlag.

5. Du bliver undervist i Intect

Når opsætningen er på plads, bliver du introduceret til, hvordan Intect bruges i praksis.

Undervisningen tager udgangspunkt i jeres egen opsætning og egne data. Det betyder, at du ikke blot lærer systemets generelle funktioner at kende, men ser, hvordan Intect fungerer i netop din virksomheds lønproces.

Det gør det lettere at komme godt i gang med den daglige lønadministration.

6. Du godkender den samlede opsætning

Efter undervisningen har du set systemet og jeres opsætning i praksis.

Herefter gennemgår og godkender du den samlede løsning, så vi sikrer, at de aftalte konfigurationer er på plads, inden virksomheden går i drift med Intect.

7. Vi følger op efter implementeringen

Når implementeringen er afsluttet, er du klar til at køre løn i Intect.

Efter implementeringen følger vi op for at sikre, at alt fungerer som forventet. Har du efterfølgende spørgsmål, kan du naturligvis også benytte de supportmuligheder, der følger med din løsning.

Hvor lang tid tager det at implementere et nyt lønsystem?

Der findes ikke én fast tidsramme for implementeringen af Intect.

Hvor lang tid processen tager, afhænger blandt andet af virksomhedens:

• lønforhold

• antal og typer af overenskomster

• lokalaftaler

• løncyklusser

• datagrundlag

• eksisterende processer

• ønskede konfigurationer.

Virksomhedens størrelse er derfor ikke nødvendigvis afgørende for, hvor kompleks implementeringen bliver.

Allerede inden implementeringen begynder, aftaler vi en ikrafttrædelsesdato og lægger en plan for processen.

Hvad gør en implementering kompleks?

En stor virksomhed behøver ikke nødvendigvis have en kompleks lønopsætning – og en mindre virksomhed kan omvendt have lønforhold, der stiller store krav til implementeringen.

Virksomheder med eksempelvis skiftehold, turnusordninger, flere overenskomster eller omfattende lokalaftaler vil typisk have flere forhold, der skal tages højde for.

Det samme gælder, hvis medarbejdere er omfattet af flere forskellige aftaler, eller hvis virksomheden har forskellige løncyklusser og komplekse dataflows.

Her er det særligt vigtigt, at systemet bliver konfigureret efter virksomhedens konkrete behov fra begyndelsen.

Hvad kendetegner en simpel implementering?

En virksomhed med mange medarbejdere kan sagtens have en forholdsvis enkel implementering.

Hvis lønforholdene er ensartede, medarbejdergrupperne ligner hinanden, og virksomheden har strukturerede processer og et godt datagrundlag, vil der typisk være færre individuelle forhold at tage højde for.

Det kan eksempelvis være en virksomhed med flere hundrede medarbejdere, men relativt ens ansættelses- og lønvilkår.

Det er derfor først og fremmest kompleksiteten i virksomhedens lønforhold – ikke antallet af medarbejdere – der har betydning for implementeringen.

Klar til at skifte lønsystem?

En god implementering handler ikke bare om at flytte data fra ét system til et andet. Det handler om at sikre, at det nye lønsystem bliver sat korrekt op til virksomhedens medarbejdere, lønforhold og arbejdsgange.

Med en assisteret implementering af Intect hjælper vi dig gennem processen, så du får det rette fundament for din fremtidige lønadministration.

Vil du høre mere om Intect og mulighederne for hjælp til implementering?