Fejl i lønadministrationen - sådan undgår du dem

Hvorfor opstår der fejl i lønadministrationen?

En lønkørsel bygger på data fra mange forskellige steder.

Nogle oplysninger ligger direkte i lønsystemet, mens andre eksempelvis kan komme fra tidsregistrering, HR-systemer, pensionsselskaber eller andre systemer. Samtidig kan der være manuelle registreringer og godkendelser, som skal være på plads inden lønkørslen.

Jo flere manuelle processer og dataoverførsler der indgår, desto flere steder kan der potentielt opstå fejl.

Det betyder ikke, at alle fejl kan elimineres. Men med strukturerede processer, korrekte data og automatisering kan risikoen reduceres betydeligt.

De mest almindelige fejl i lønadministrationen

Fejl i lønnen kan opstå mange forskellige steder i processen. Her er nogle af de områder, hvor det især er vigtigt at være opmærksom.

Forkerte eller mangelfulde medarbejderdata

Korrekte stamdata er fundamentet for en korrekt lønkørsel.

Hvis oplysninger om eksempelvis medarbejderens ansættelse, løn, pension eller andre lønforhold er forkerte eller ikke bliver opdateret, kan fejlen følge med videre til lønberegningen.

Det er derfor vigtigt at have klare processer for, hvordan medarbejderdata oprettes, ændres og kontrolleres.

Fejl i timer og fravær

For medarbejdere, hvor lønnen afhænger af arbejdstid, kan forkerte eller manglende registreringer hurtigt påvirke lønnen.

Det kan eksempelvis være:

• manglende arbejdstimer

• forkert registreret overarbejde

• manglende tillæg

• forkert registreret sygdom eller andet fravær

• registreringer, der ikke er godkendt inden lønkørslen.

Hvis timer og fravær registreres i et andet system end lønsystemet, er det samtidig vigtigt, at data bliver overført korrekt.

Forkerte løndele og tillæg

En medarbejders løn består ikke nødvendigvis kun af en fast månedsløn eller timeløn.

Overarbejde, bonus, personalegoder, provision, forskellige tillæg og andre løndele kan også indgå i beregningen.

Jo flere individuelle løndele virksomheden arbejder med, desto vigtigere bliver det, at de er sat korrekt op og bliver anvendt på de rigtige medarbejdere.

Fejl i pension, ferie og skat

Lønadministrationen omfatter også en række beregninger og indberetninger, der ligger ud over selve grundlønnen.

Forkerte oplysninger eller opsætninger kan eksempelvis påvirke:

• pensionsbidrag

• ferie og feriepenge

• ferietillæg

• skat og fradrag

• ATP

• andre medarbejdersaldi.

Det kan derfor være vigtigt løbende at kontrollere, at virksomhedens og medarbejdernes opsætninger fortsat afspejler de aktuelle forhold.

Manglende eller forsinkede godkendelser

En lønkørsel er ofte afhængig af input fra flere personer.

Det kan eksempelvis være ledere, der skal godkende timer, fravær, bonus eller andre variable løndele.

Hvis oplysninger ikke bliver godkendt i tide, kan lønadministratoren stå med et valg mellem at forsinke lønkørslen eller køre løn på et ufuldstændigt datagrundlag.

Klare deadlines og godkendelsesprocesser kan derfor være afgørende for en stabil lønproces.

Manuelle dataoverførsler mellem systemer

Hvis data manuelt skal flyttes fra ét system til et andet, opstår der også en risiko for menneskelige fejl.

Det kan være ved kopiering mellem regneark, manuel indtastning i lønsystemet eller import og eksport af filer.

Integrationer mellem virksomhedens systemer kan reducere behovet for manuel håndtering og dermed også antallet af steder, hvor oplysninger kan blive tastet eller overført forkert.

Hvad kan fejl i lønadministrationen koste?

En fejl i lønnen handler ikke nødvendigvis kun om selve det forkerte beløb.

Når en fejl først er opstået, kan lønadministratoren skulle bruge tid på at identificere årsagen, rette data, genberegne lønnen, lave efterreguleringer og kommunikere med den berørte medarbejder.

I nogle tilfælde kan der også være behov for at korrigere indberetninger eller betalinger.

Fejl kan derfor medføre:

• ekstra administration og tidsforbrug

• efterreguleringer og korrektioner

• forsinket eller forkert løn

• fejl i indberetninger

• flere henvendelser til løn- og HR-funktionen

• utilfredshed og usikkerhed blandt medarbejderne.

Derfor kan det ofte betale sig at investere tid i at forebygge fejl frem for først at opdage dem efter lønkørslen.

Fejl på lønsedlen påvirker også medarbejderen

For medarbejderen er lønsedlen det synlige resultat af virksomhedens lønadministration.

Hvis lønnen eller lønsedlen er forkert, kan det skabe usikkerhed om, hvorvidt medarbejderen har fået den løn, pension, ferie eller de tillæg, vedkommende har ret til.

Gentagne fejl kan samtidig påvirke tilliden til virksomhedens lønproces.

Det er derfor vigtigt, at medarbejderen får en lønseddel, der både er korrekt og nem at forstå.

Vil du vide mere om de forskellige oplysninger og begreber på en lønseddel, kan du læse vores guide Forstå din lønseddel.

Sådan kan du forebygge fejl i lønadministrationen

Det er svært at sikre sig fuldstændigt mod fejl, men en række tiltag kan reducere risikoen betydeligt.

Skab klare processer og deadlines

Sørg for, at det er tydeligt, hvem der har ansvar for at registrere og godkende de oplysninger, der skal bruges til lønkørslen – og hvornår de skal være klar.

Det gælder eksempelvis timer, fravær, bonus, tillæg og ændringer i medarbejderdata.

Jo mere ensartet processen er fra måned til måned, desto lettere bliver det at opdage, når noget mangler eller afviger.

Hold medarbejderdata opdaterede

Sørg for, at ændringer i medarbejdernes forhold bliver registreret løbende frem for først umiddelbart inden lønkørslen.

Det kan eksempelvis være ændringer i løn, arbejdstid, pension eller ansættelsesforhold.

Reducer manuelle arbejdsgange

Overvej, hvor mange steder data bliver tastet flere gange.

Hvis de samme oplysninger først registreres i ét system og derefter manuelt indtastes i lønsystemet, skaber det både ekstra arbejde og risiko for fejl.

Integrationer og automatiserede dataflows kan være med til at reducere behovet for dobbeltindtastning.

Brug godkendelsesflows

Godkendelser kan hjælpe med at sikre, at de rigtige personer har kontrolleret relevante data, inden de indgår i lønkørslen.

Det kan eksempelvis være godkendelse af timer, fravær eller variable løndele.

Samtidig giver et digitalt godkendelsesflow et bedre overblik over, hvad der allerede er godkendt, og hvad der stadig mangler.

Kontrollér lønnen inden bogføring

Det er væsentligt lettere at rette en fejl, inden lønkørslen er afsluttet.

Derfor bør der være mulighed for at kontrollere beregninger, afvigelser og medarbejdernes lønsedler, inden lønnen bogføres.

En systematisk kontrol inden bogføring kan hjælpe med at opdage eksempelvis usædvanlige beløb, manglende løndele eller andre afvigelser.

Sådan hjælper Intect med at reducere risikoen for fejl

Intect indeholder en række funktioner, der kan hjælpe med at forebygge fejl gennem hele lønprocessen – fra registrering af data og ændringer til den endelige kontrol af lønnen.

Lad medarbejderen kontrollere lønsedlen inden bogføring

Med Intects godkendelsesflow kan lønadministratoren låse en lønkørsel og sende lønsedlerne til review hos medarbejderne i kladdeformat, inden lønnen bogføres.

Medarbejderne kan herefter gennemgå deres løngrundlag og rapportere eventuelle fejl. Hvis en medarbejder opdager noget, der ikke stemmer, kan lønadministratoren låse lønkørslen op igen, rette fejlen og først derefter bogføre lønnen.

På den måde får medarbejderen mulighed for selv at være en ekstra kontrol i lønprocessen, og fejl kan blive opdaget, inden de ender på den endelige lønseddel.

Læs mere om Intects godkendelsesflow.

Se effekten af ændringer med det samme

Intect beregner lønnen i realtid. Det betyder, at når du foretager ændringer, kan du med det samme se effekten helt ned på den enkelte medarbejders lønseddel.

Det giver lønadministratoren mulighed for løbende at kontrollere resultatet af ændringer frem for først at opdage konsekvensen, når lønkørslen er afsluttet.

Registrer fremtidige ændringer med datostyring

En fejl kan også opstå, fordi en ændring bliver glemt.

Med Intects datostyring kan du registrere ændringer, så snart du kender dem – også selvom de først skal træde i kraft på et senere tidspunkt.

Det kan eksempelvis være en kommende lønregulering, en periode med barsel eller en ændring i et fast beløb. Dermed behøver lønadministratoren ikke selv huske at foretage ændringen, når tidspunktet kommer.

Læs mere om datostyring i Intect.

Reducer manuel indtastning med integrationer

Når de samme data manuelt skal flyttes mellem forskellige systemer, øges risikoen for tastefejl og manglende oplysninger.

Intect kan integreres med andre systemer, så relevante data kan flyde mellem virksomhedens løsninger med mindre manuel håndtering.

Det kan både effektivisere lønprocessen og reducere risikoen for fejl, der opstår ved dobbeltindtastning og manuel overførsel af data.

Ret fejl med autokorrektion

Selv med gode kontroller kan der opstå situationer, hvor en fejl først opdages, efter lønnen er kørt.

Med Intects autokorrektion kan ændringer rapporteres tilbage i tid, hvorefter systemet automatisk beregner den korrektion, der skal foretages.

Det reducerer behovet for manuelle beregninger og gør det lettere at håndtere fejl, der først bliver opdaget efter den oprindelige lønkørsel.

Læs mere om autokorrektion i Intect.

En god lønproces starter før selve lønkørslen

Korrekt løn handler ikke kun om at kontrollere resultatet til sidst.

Jo bedre virksomhedens medarbejderdata, registreringer, integrationer og godkendelsesprocesser er, desto bedre er grundlaget for en korrekt lønkørsel.

Ved at kombinere klare arbejdsgange med automatisering og løbende kontrol kan virksomheden reducere risikoen for fejl – og samtidig gøre lønadministrationen mere effektiv.

Ofte stillede spørgsmål om fejl i lønadministrationen

Hvad er de mest almindelige fejl i lønadministrationen?

Typiske fejl kan blandt andet skyldes forkerte medarbejderdata, manglende timer eller fravær, forkerte løndele og tillæg, fejl i pension eller ferie samt manglende godkendelser.

Hvordan undgår man fejl i lønnen?

Klare processer, opdaterede medarbejderdata, automatisering, integrationer, godkendelsesflows og kontrol inden bogføring kan alle være med til at reducere risikoen for fejl.

Hvad gør man, hvis en medarbejder har fået forkert løn?

Hvis en medarbejder har fået forkert løn, bør virksomheden først identificere årsagen til fejlen og derefter sørge for, at lønnen og eventuelle relevante indberetninger bliver korrigeret. Den konkrete håndtering afhænger af fejlen.

Kan automatisering reducere fejl i lønadministrationen?

Ja. Automatisering kan blandt andet reducere behovet for manuel indtastning og overførsel af data mellem systemer. Det fjerner ikke nødvendigvis alle fejl, men kan reducere antallet af manuelle processer, hvor fejl kan opstå.

Hvordan kan et lønsystem hjælpe med at forebygge fejl?

Et lønsystem kan blandt andet hjælpe gennem automatiserede beregninger, integrationer, rapportering, godkendelsesflows og mulighed for at kontrollere løndata og lønsedler, inden lønkørslen afsluttes.