Tidsregistrering giver mulighed for efterrationalisering og visualiserer optimeringsmuligheder

Multi-Company

Den 14. maj 2019 slog EU-Domstolen fast, at arbejdsgiver nu kan blive pålagt at registrere medarbejdernes arbejdstid. Formålet er blandt andet at sikre, at reglerne for maksimal arbejdstid overholdes. Og det er netop ovenstående lovforslag, der giver anledning til debat, da tidsregistrering er et fænomen, der i allerhøjeste grad deler vandene.

På den ene side af holdningsspektret anses tidsregistrering som en kontrolforanstaltning af medarbejderens frihed og fleksibilitet. På den anden side af spektret opfattes tidsregistrering som et overbliksskabende værktøj, der skaber klarhed over tidsforbrug og ikke mindst anvendte lønkroner.

Ved arbejdsopgaver, som ikke er givet på forhånd og låst af ydre omstændigheder, er det min opfattelse, at tidsregistrering har en klar overvægt af fordele, hvilket du vil blive klogere på i følgende indlæg.

 

Tidsregistrering som led i øget produktivitet

I den optimale verden er argumenterne imod tidsregistrering reelt svage selv for funktionslønnede med foruddefinerede opgaver. Debatten handler nemlig snarere om, hvor detaljeret der skal tidsregistreres. For skal du alene fraværsregistrere eller bør du gå mere analytisk til værks?

Implementeringen af tidsregistrering afføder utallige potentialer, der taler for virksomhedens såvel som medarbejderens fordel.

Først og fremmest får den enkelte medarbejder en større forståelse for egne evner og kunnen, da tidsregistrering skaber rum for efterrationalisering. For når først arbejdsdagen er omme, fremgår det sort på hvidt, hvad medarbejderen har udrettet den pågældende dag. På denne vis kan den enkelte medarbejder efterfølgende sætte ind overfor egen effektivitet på baggrund af den indsigt, ressourceforbruget vidner om.

Har du som medarbejder nået det, du skulle, og har du formået at eksekvere på de forskellige opgaver? Tidsregistrering åbner med andre ord op for selvudvikling og identifikation af hensigtsmæssige såvel som uhensigtsmæssige arbejdsmønstre.

 

Tidsregistrering som rationelt pejlemærke på ledelsesniveau

På baggrund af ovenstående kan det siges, at tidsregistrering giver anledning til efterrationalisering for tidsoptimister på ledelsesniveau i kraft af medarbejdernes reelle tidsforbrug. Det kan eksempelvis være, at du som leder er for optimistisk omkring et tidsestimat, der er sat til specifikke typer af arbejdsopgaver og/eller projekter, og som medarbejderne derfor ikke kan efterleve.  

Tidsregistrering er altså langt fra et udtryk for, at medarbejderne skal agere produktionsmaskiner på baggrund af tidsbestemte rammer. Tidsregistrering giver snarere et realistisk indblik i ressourcestyringen og ikke mindst estimeringen.  

Foruden de interne fordele, som implementeringen af tidsregistrering medfører, er der på samme vis en række fordele for de typer af virksomheder, der lever af at sælge specialiseret viden. For med et konkret værktøj til tidsstyring og –registrering øges faktureringspotentialet markant, da du opnår et mere legitimt grundlag på baggrund af dokumenterede, fakturerede timer.

Som ledelse giver udviklingen i f.eks. overarbejde, sygdom og ferieafholdelse ligeledes nyttige informationer, der kan sammenlignes med tilsvarende virksomheder og hermed give en fornemmelse af, hvor godt et arbejdsmiljø der er skabt. Der er stort sammenfald mellem disse parametre sat op mod medarbejdertilfredshed og kundetilfredshed.

 

Tidsregistrering kræver den rette approach

Det er vigtigt, at du bruger tidsregistrering aktivt, hvis du vil bruge tidsregistrering konstruktivt. Du bør derfor analysere på de data, der genereres, som resultat af medarbejdernes tidsregistrering. For det er netop datagrundlaget, du kan bruge aktivt som konkrete indsigter til at indarbejde en mere struktureret planlægning fremadrettet.

Tidsregistrering bør derudover tage form som en ærlig proces, da du ellers får et sløret grundlag, som du forsøger at træffe beslutninger på baggrund af. Tidsregistreringer skal derfor give et reelt billede af, hvor arbejdstimerne er lagt, for på denne vis at styrke eller omlægge strategien for at nå det planlagte.

Det er også vigtigt, at du ikke bliver for ambitiøs i forhold til detaljeringsgraden i tidsregistreringen. Detaljeringsgraden i tidsregistreringen må ikke være på et højere niveau, end det kan anvendes på.

 

Ødelægger tidsregistrering kreativiteten?

I afdelinger kendetegnet ved kreative arbejdsopgaver kan tidsregistrering ligeledes anses som en kæp i hjulet for denne proces. Men hvis faktoren tid bliver en begrænsning, er der er tale om en forkert approach. For uanset om du tidsregistrerer eller ej, vil du altid være pålagt en række opgaver, der skal planlægges og løses inden for en given tidsramme.

Så det handler altså ikke om, at det er selve tidsregistreringen, der begrænser din kreativitet. Tidsregistreringen giver dig blot et praj om, hvordan du har eksekveret på opgaven.

 

Betragter du ikke tidsregistrering som et ledelsesværktøj?

Hvis du ikke ønsker at anvende tidsregistrering ledelsesmæssigt, er det vigtigt, at du ikke belaster medarbejderne med unødvendige detaljeringskrav til tidsregistreringen. Du bør snarere holde tidsregistreringen på et niveau, som matcher og komplimenterer anvendelsesniveauet.

Det laveste niveau for tidsregistrering er fraværshåndtering. Du kan reelt ikke komme udenom, at der bør fraværsregistreres ved ferieafholdelse, sygdom og lignende, således at lønadministrationen kan håndteres på baggrund af kvalitet og gennemsigtighed overfor medarbejderen, men også helt praktisk i forhold til regnskabsdokumentation.

 

Hvis jeg skal opsummere

Min klare erfaring er, at der som oftest er stor forskel på, hvad virksomheder ønsker at bruge tiden på, og hvad der rent faktisk bruges tid på. Tidsregistrering hjælper med at sætte fokus på denne ujævne tidsfordeling, da du kort og godt får visualiseret, hvorvidt tidsforbruget på værdiskabende kerneopgaver og -aktiviteter er optimalt.

Som afsluttende bemærkning vil jeg endnu engang slå et slag for, at tidsregistrering ikke skal ses som unødig kontrol, men snarere som et fremadrettet styringsværktøj til analyse og forbedring af arbejdsgange.

Åbent API: Hvad er det, og hvilke fordele giver det dig?

EkspresLøn

Du har måske hørt, at Intect har et åbent API. Men hvilken betydning har det egentlig for din lønadministration 

I dette blogindlæg giver vi dig svaret på, hvad et åbent API er, samt hvilke konkrete fordele en åben grænseflade medførerFor når først du er bevidst herom, har du mulighed for at styrke dine forretningsgange betydeligt.  

 

Hvad er et åbent API?  

Begrebet API står for Application Programming Interface og er en funktion inden for computersoftware. Et åbent API giver dig mulighed for at udveksle informationer på tværs af systemer og programmer i form af integrationer til dit økonomi-, CRM- og/eller HR-system m.fl. Et åbent API sørger nemlig for, at systemerne taler sammen gennem et fælles sprog.  

Intect har vi gjort det nemt for virksomheder, der allerede har udviklerkompetencerne i eget hus, at udvikle integrationer til andre systemer. Det skyldes, at vores API er åbent. Herved menes der, at al dokumentation, som dine udviklere skal bruge for at kunne udvikle en integration, er frit tilgængeligt. Det giver dig som bruger en langt større frihed til at tilpasse vores lønsystem efter din virksomheds behov – og i et tempo der passer dig. 

 

Hvad kan det åbne API? 

Der er som sådan ingen begrænsninger i forhold til udvikling af integrationer, når du anvender et system med et åbent API som IntectAf samme årsag er der op til flere fordele forbundet ved aktivt at anvende en åben grænseflade og udnytte de mange fordelesom værktøjet medfører 

Fordelen ved et åbent API er først og fremmest, at du ikke er afhængig af bestemte systemudbydere for at kunne integrere imod andre systemerNår først dokumentationen er tilgængelig, hvilket et åbent API fordrer, kan alle og enhver udvikle integrationer på baggrund herafuanset hvilke teknologier og programmeringssprog dit team benytter. 

Derudover minimerer du omfanget af manuelt tastearbejde, da du slipper for at opdatere og vedligeholde flere systemer med samme informationer og data, eksempelvis dit løn- og økonomisystem. Du får med andre ord færre touch points undervejs, hvilket betyder, at du reducerer din fejlmargin betydeligt og opnår en markant tidsbesparelse.  

 

Fordele ved et lønsystem med et åbent API 

Behovet for brugervenlige og fleksible systemer har vokset eksplosivt de seneste år og vokser stadig. Dette skyldes, at IT-systemer, uanset kapacitet og formål, sjældent er en isoleret størrelse – og her er lønsystemer ingen undtagelse.  

Et lønsystem som Intect med et åbent API medfører i højere grad effektivitet og innovation i virksomheden, da lønsystemet har mulighed for at indgå i en større sammenhæng ved at blive forbundet med andre systemer, der udgør en central livsnerve i virksomheden. 

Kort og godt kan det siges, at elønsystem med et åbent API er en vigtig nøglekomponent for den digitale transformation og ikke mindst din virksomheds forbundethed 

 

Hvordan kan vi hjælpe dig?  

Er du yderligere nysgerrig på, hvordan Intects åbne API kan styrke og skabe bedre overblik over dine forretningsprocesserSå tag endelig fat i os til en uforpligtende snak for at høre om dine muligheder.  

Hvis du har specifikke ønsker til en integration, som vi endnu ikke udbyder, så er spørgsmål og forbedringsforslag velkomne på [email protected]. 

Du kan finde vores åbne API her i form dokumentation, eksempel-kode og teknisk introduktion. 

Læs også mere om vores åbne api her.

Vi udvider teamet: Mød vores nye medarbejdere

nye medarbejdere

Intect vækster, hvorfor vi endnu en gang har udvidet vores team med to nye medarbejdere, som vi vil præsentere for dig i dette indlæg.  

Vi vil nemlig gerne give dig et konkret indblik i vores organisation, så du kan blive klogere på, hvilke profiler og kompetencer, der nu er med til at drive og udvikle Intect 

 

Introduktion til de nye medarbejdere 

Gitte Normind og Mikael Berg blev en del af Intect samtidig, hvor de begge sidder i roller som Senior Payroll Advisors. Men trods Gitte og Mikael deler selvsamme titel, har de forskellige ansvars- og fokusområder, der understøtter de respektive kompetencer, som de hver især tilfører Intect 

Gitte har størstedelen af sit arbejdsliv beskæftiget sig med løn, hvor hun har været tilknyttet som supportkonsulent for forskellige lønsystemer på markedet. Gitte har blandt andet har stået for udarbejdelse af vejledninger og opbygning af supportcenter til intern såvel som ekstern brug.  

Mikael har i flere år beskæftiget sig i spændingsfeltet mellem HR og løn for søfarende. Derudover har han arbejdet som teknisk supportkonsulent i en international koncern og har – på samme vis som Gitte – flere års erfaring fra andre lønsystemer, hvor han har været ansvarlig for den tekniske del af supporten.  

 

Hvad er din rolle i Intect?  

Først og fremmest er jeg hovedperson med henblik på supporten. Udover at svare på de henvendelser, vi får, skal jeg selvfølgelig også sørge for, at vores kunder føler sig godt behandlet og hurtigt får svar på deres spørgsmålSidst men ikke mindst skal jeg være med til at sikre, at der er den selvhjælp, kunderne har brug for, så de i højere grad har mulighed for at være selvkørendeMed andre ord bestræber vi os på, at der skal være minimum support, da det stemmer bedre overens med det intuitive lønsystem, som Intect jo er. – Gitte.  

Da Gitte hovedsageligt skal stå for supporten, har jeg ansvaret for den mere tekniske del. Jeg skal blandt andet arbejde med vores database og teste de nye funktioner, der løbende bliver udviklet i Intect. Kort og godt er mit ansvarsområde inden for support, særligt med henblik på det tekniske udviklingsarbejde.” – Mikael.   

 

Hvorfor valgte du at arbejde i Intect?  

Jeg valgte at arbejde for Intect, da Intect først og fremmest er ved at gå fra at være en ny virksomhed til en mere etableret størrelse. Samtidig ser jeg et potentiale i at bringe min egen viden i spil og være med til at opbygge strukturen omkring supporten og styrke bindeleddet mellem den lønfaglige og tekniske del.”  Mikael. 

”Det, der især tiltrak mig, var, at Intect er en nyere virksomhed. Produktet er nyt og bygget op omkring nyeste teknologi, hvilket giver nogle helt andre muligheder. Derudover er det især spændende, at Intect er denne her innovative entreprenørvirksomhed med en helt anden ånd, end hvad jeg er vant til.” – Gitte.  

 

Hvad er det mest spændende ved at være en del af Intect?  

”Det mest spændende ved at være en del af Intect er klart denne her entreprenørånd, som jeg tidligere har været inde på, og ikke mindst den grad af medbestemmelse, du får som medarbejder, i forhold den fremtidige udvikling af Intect.” – Gitte.  

Det er uden tvivl muligheden for at være med til at præge Intect, der i forvejen har et spændende produkt. Derudover spiller min personlige interesse selvfølgelig også ind, da jeg får lov til at sidde med de arbejdsopgaver, jeg finder særlig spændendende.” – Mikael.  

 

Hvad byder fremtiden på for dig i Intect?  

”Min fremtid i Intect byder på en masse forskellige projekter, hvor jeg blandt andet skal være med til at bringe min viden i spil og få testet systemet og de nye funktioner, for derigennem at understøtte den rejse, Intect har begivet sig ud på, hvor vækst og udvikling går hånd i hånd.” – Mikael.  

”Fra nu af og fremadrettet skal jeg være den drivende kraft i forhold til at bygge supporten op og samtidig sikre, at kunderne får en god behandling og ikke har brug for vores hjælp i samme omfang, men bliver mere selvhjulpne i systemet.” – Gitte.  

 

Vil du se, hvem der ellers arbejder i Intect 

Kunne du tænke dig at se, hvem der udgør resten af teamet bag Intect, kan du med fordel besøge vores Team-sideHer finder du et overblik over alle medarbejdere i Intect.  

 

Derfor valgte Republica Intect som nyt lønsystem

Da Republica i sin tid var på udkig efter et nyt lønsystem, var det med ønsket om at effektivisere processerne i lønadministration.  

Læs med i denne artikel, hvor Peter Damhus Mehlsen, Økonomichef Republica, fortæller, hvordan Intect har skabt en langt større fleksibilitet i det lønadministrative arbejde hos Republica blandt andet gennem en integration mellem Intect og WorkBook 

 

Republica 

Republica, et dansk marketingsbureau med hovedkontor i Albertslundarbejder ud fra mantraet om at gøre en positiv forskel for deres kunder. Til dagligt hjælper Republica derfor virksomheder på tværs af brancher og størrelser med at styrke deres brand og omsætning gennem vidensdeling, strategiudformning og eksekvering.  

Republica beskæftiger i dag ca. 60 medarbejdere, der på forskellig vis er med til at drive udviklingen og den daglige drift. 

 

Effektivisering gennem integration til WorkBook 

Da Republica var på udkig efter en ny lønpartner, var det særligt med henblik på at finde en løsning, der kunne optimere og effektivisere eksisterende arbejdsgange i lønafdelingen 

Da vi i forvejen anvendte WorkBookvar det interessant at gå videre med Intect, da de, som det eneste lønsystem i Danmark, integrerer mod systemet. Derudover gør opsætningen i Intect, at man har et rigtig godt overblik over data, hvilket er noget, vi værdsætter. – Peter Damhus Mehlsen, Økonomichef i Republica 

Om integrationen til WorkBook fortæller Peter Damhus Mehlsen, hvordan arbejdsgangene, der bar præg af manuelt, repetitivt tastearbejde, nu i høj grad er automatiseret. 

“Før vi anvendte Intect, skulle data opdateres manuelt i henholdsvis WorkBook og det lønsystem, vi på daværende tidspunkt benyttede. Nu kan vi tydeligt mærke, at vi har opnået en væsentlig tidsbesparelse, da mange processer og overførsler er automatiseret. Integrationen til WorkBook har kort og godt skabt en langt større fleksibilitet omkring selve lønprocessen.”– Peter Damhus Mehlsen, Økonomichef i Republica. 

 

Et solidt overblik over handlinger 

Intect er baseret på realtidsdata, hvilket gør det muligt at se effekten af ens handlinger i systemet med det samme. En funktion i systemet, der også har været med til at optimere Republicas processer. 

“Realtidsdata er en af de funktioner, som vi Republica er særligt begejstrede for. Den største forskel er, at vi ikke længere skal vente , at de ændringer, vi foretager, slår igennemDet er langt mere effektivtnår man kan gennemgå og afslutte det arbejde, der er udført med det samme, fremfor at skulle vende tilbage til det senere. – Peter Damhus Mehlsen, Økonomichef i Republica 

 

Smidig og professionel implementering 

Implementeringen og overgangen til Intect beskriver Peter Damhus Mehlsen som en smidig, fleksibel og professionel process.

I overgangen fra vores tidligere løsning til Intectfik vi assistance fra en af Intects implementeringskonsulenter, som sørgede for, at vores oplysninger blev overført og oprettet i systemetSelve implementeringen var enormt smidig, fleksibel og ikke mindst professionel.” – Peter Damhus Mehlsen, Økonomichef i Republica. 

Intect fokuserer på, at brugerne af systemet kommer godt fra start, hvorfor implementeringsprocessen er afgørende. Derfor kan implementeringen af Intect karakteriseres som et forløb med løbende dialogdataoverførsel og oplæring i systemet – alt sammen med henblik på at skabe de bedste forudsætninger for anvendelsen af systemet.  

 

Vil du læse flere referenceartikler?

Hvis du er interesseret i at læse flere artikler om andre virksomheder, der benytter Intect, kan du med fordel besøge vores referenceside. Her finder du nemlig et bredt udvalg af virksomheder i forskellige størrelser og brancher, der udtaler sig om deres oplevelse med Intect som lønsystem.  

Læs vores referencer her! 

Ruths Hotel om implementeringen af Intect: ”En proces præget af stor fleksibilitet”

Ruths Hotel

Ruths Hotel indledte 2021 med en større systemudskiftning, da de både stod overfor en implementering af et nyt økonomisystem og lønsystem. Udskiftningen af deres systemer skete som følge af et ønske om at effektivisere deres administrative processer.

Læs med i dette indlæg, hvor Mikael Andersen, CFO for Ruths Hotel, fortæller hvorfor valget af nyt lønsystem faldt på Intect, og hvordan implementering af systemet er forløbet.

Ruths Hotel

Med en historie, der går mere end 100 år tilbage, og en placering i det ikoniske Gl. Skagen, må Ruths Hotel siges at være et velkendt navn såvel som en erfaren aktør i branchen.  

Ruths Hotel har foruden sine opholdsfaciliteter to tilknyttede restauranter, der i højsæsonen beskæftiger omkring 100 medarbejdere. Som sæsonpræget erhverv oplever Ruths Hotel en naturlig variation i antallet af medarbejdere i løbet af et år, hvilket blev et af de væsentligste incitamenter til at kigge efter en ny og mere effektiv løsning til administration af medarbejdere.

Effektivisering gennem automatisering og systemintegrationer

Den store variation i medarbejderstaben hos Ruths Hotel, resulterede i en masse administrativt arbejde, da medarbejdere skulle oprettes i flere systemer. En proces, der foregik ved gentagende manuelle indtastninger af samme data.

”Vi var på udkig efter en ny løsning, da vi helt specifikt havde et ønske om at effektivisere oprettelsen af nye medarbejdere. Vi brugte i forvejen Planday som tidsregistreringssystem og var i den forbindelse på udkig efter en løsning, hvor vi ikke på ny skulle oprette medarbejderen, som allerede var oprettet i Planday. Da jeg kom i kontakt med Intect, som er integreret med Planday, kunne jeg hurtigt se, hvordan vi kunne effektivisere vores processer betydeligt, og samtidig sikre os en større korrekthed af data.” – Mikael Andersen, CFO for Ruths Hotel.

Systemintegrationen mellem Intect og Planday, der gør det muligt at synkronisere medarbejderstamdata på tværs af systemerne, var den væsentlige fortaler for Ruths Hotels valg af Intect. Der var en række andre funktioner, der tilmed gjorde Intect til en fordelagtig løsning for Ruths Hotel.

”De rapporter, der er tilgængelige i Intect, var vi ikke i tvivl om, at vi ville komme til at bruge. Derudover var der bare generelt et større fokus på automatisering i systemet. Før indberettede vi manuelt til Danmarks Statistik, SKAT m.fl., hvilket nu gøres automatisk i Intect. Det er ganske vist en mindre detalje, men ikke desto mindre et eksempel på en administrativ opgave, vi ikke skal bruge tid på længere.” – Mikael Andersen, CFO for Ruths Hotel.

En implementering, der blev fulgt til dørs

Implementering af Intect blev for Ruths Hotel en proces, der krævede en vis fleksibilitet, da flere løsninger skulle tale sammen.

”Implementeringen af Intect har fungeret langt bedre, end vi havde turde håbe på. I opsætning af integrationen mellem Intect og Planday krævede det undervejs, at der skulle indsamles viden på tværs af selskaberne, og her oplevede vi en stor fleksibilitet i den forstand, at der blev sat den tid af, som det nu krævede at komme ordentligt i mål. Der var altså ikke noget, der blev gjort halvt, hvilket var meget betryggende.” – Mikael Andersen, CFO for Ruths Hotel.

Implementering af Intect blev således for Ruths Hotel en proces, der løbende blev tilpasset med afsæt i deres specifikke behov.

Vil du høre mere om Intect?

Hvis du vil vide mere om implementeringen af Intect kan du med fordel læse mere på denne side. Du er selvfølgelig også altid velkommen til at kontakte os. Udfyld kontaktformularen herunder, så tager vi en uforpligtende snak med afsæt i din virksomheds behov. 

Best Western ToRVEhallerne: Nye effektive arbejdsgange med Intect og Titanplan

avanceret lønstyring

For ToRVEhallerne har en ny konstellation af lønsystem og vagtplanneringssystem haft stor indvirkning på effektiviteten af deres lønadministration.

Læs med i denne artikel, når Simon Vingum, bogholder hos Best Western ToRVEhallerne, fortæller om sine oplevelser i forbindelse med overgangen til et nyt system og kommer ind på, hvordan det konkret har effektiviseret det lønadministrative arbejde hos ToRVEhallerne.

 

Best Western ToRVEhallerne

ToRVEhallerne er et aktieselskab, der – under samme ejere – har eksisteret siden 1999. Etablissementet rummer et 4-stjernet Best Western hotel med tilhørende konferencecenter, tre restauranter, bar, kulturhus og selskabsforretning. ToRVEhallerne er således et selskab, der gennemsnitligt beskæftiger og dermed udbetaler løn til 100 medarbejdere.

 

Store tidsbesparelser at hente i integration mellem Intect og Titanplan

ToRVEhallerne var i mere end 10 år bundet af et større løn- og vagtplanneringssystem, hvor priserne kontinuerligt steg. Da selskabet i 2019 fik muligheden for at prøve kræfter med anden løsning, valgte de en helt ny konstellation, hvor Intect som lønsystemet blev integreret med Titanplan, som vagtplanneringssystem.

”Vi valgte først og fremmest en helt ny, spændende kombination mellem Intect og Titanplan, da vi kunne se, hvordan selve opsætningen i systemerne hver især kunne optimere vores arbejde, men især også grundet de muligheder vi kunne se i samspillet mellem systemerne.” – Simon Vingum, bogholder hos Best Western ToRVEhallerne.

For ToRVEhallerne var det af stor betydning at finde en løsning, der kunne effektivisere processerne og dermed undgå tidskrævende, manuelt papirarbejde.

”Integrationen mellem Intect og Titanplan har resulteret i store tidsbesparelser for os. Et konkret eksempel er, at vi nu får flyttet alle medarbejdernes timeregistreringer fra Titanplan direkte over i Intect, hvor de automatisk kombineres med de rette lønkoder. Det betyder, at lønsedlerne nærmest laves automatisk, hvilket har sparet os en masse tid.” – Simon Vingum, bogholder hos Best Western ToRVEhallerne.

 

Et intuitivt system, hvor data opdateres med det samme

Intect rummer en masse funktioner, der letter arbejdsgangene i lønadministrationen. For ToRVEhallerne har selve systemets interface dog også haft en betydning for effektiviteten af deres lønkørsler.

”Intect er generelt bare nemt at navigere i. Vi har fået et bedre visuelt overblik, hvilket har gjort indtastningen af medarbejdernes lønoplysninger betydelig nemmere, samtidig med at jeg bruger meget mindre tid på at lave løn.” Simon Vingum, bogholder hos Best Western ToRVEhallerne.

Tidsbesparelserne ToRVEhallerne har oplevet, har dog også haft sin afsæt i systemets fleksibilitet som cloudløsning.

”At Intect er cloud og applikationsbaseret fungerer meget bedre for os, da det ikke bliver et tungt system, som skal opdateres i tide og utide.” Simon Vingum, bogholder hos Best Western ToRVEhallerne.

 

Implementering: En god proces med åben kommunikation

Implementeringen af Intect var for ToRVEhallerne en god proces, hvor der var gensidig forståelse.

”Eftersom vi var de første til at gøre brug af integrationen mellem Intect og Titanplan har der helt forventeligt været tale om en proces med løbende justeringer. Her er vi blevet mødt af Intect, der har lyttet og handlet for at indfri vores behov.” – Simon Vingum, bogholder hos Best Western ToRVEhallerne.

For ToRVEhallerne var der særligt én ting, de erfarede under implementeringen, som de fandt særligt relevant at fremhæve for virksomheder, der står over for en implementering af Intect.

”Ét råd som jeg vil give med til virksomheder, der skal implementere Intect er at overdrage så mange informationer som muligt til implementeringsteamet i Intect. Jo flere informationer Intect modtager fra start, jo bedre en opsætning får I. Overdragelsen af data var klart med til at give os et godt udgangspunkt for at komme i gang med systemet og ikke mindst samarbejdet.” Simon Vingum, bogholder hos Best Western ToRVEhallerne.

 

Support uden uforudsete regninger

Hos Intect består supportafdelingen udelukkende af lønkonsulenter, hvorfor man altid er sikret assistance fra den rette kompetence. ToRVEhallerne har også her valgt en løsning med en specifik supportaftale, hvilket for dem har været en god oplevelse.

”Vi er rigtig tilfredse med den support, vi får hos Intect. Når jeg sender en mail til supporten, er det som regel Ditte, der også var vores implementeringskonsulent, som svarer. Vi kender derfor hinanden, hvilket er en fordel i sådan et samarbejde. Samtidig er det værd at nævne, at vi altid bliver informeret, hvis vores korrespondance bevæger sig ud over dét, som er inkluderet i vores supportaftale. På den måde ender vi ikke med pludselig at stå med uforudsete udgifter.”– Simon Vingum, bogholder hos Best Western ToRVEhallerne.

 

Vil du læse om andre virksomheder, der bruger Intect?

Hvis du vil læse om flere virksomheder, der har glæde af at bruge Intect, kan du med fordel besøge vores referenceside. Her får du et indblik i virksomheders oplevelse med systemet på tværs af brancher og størrelser.

Løn for vikarer: Optimal lønkørsel for virksomheder i vikarbranchen

For virksomheder med vikarer er det særlig vigtigt at gøre brug af et lønsystem, der kan tage højde for komplekse ansættelsesforhold. Læs med her og få indsigt i en række af de funktioner, der gør Intect til det ideelle system til behandling af løn for vikarer.  

Håndter nemt medarbejdere, der arbejder under flere overenskomster

Har du vikarer, der arbejder under flere overenskomster? Det behøver ikke at blive en administrativ byrde. I Intect kan din vikar få én lønseddel, som dækker flere overenskomster. 

I Intect kan du nemlig knytte vikarens forskellige ansættelser op på skabeloner. Her får du langt nemmere ved at styre overenskomsttyperne og tage højde for afvigende forhold i form af feriefridage, pension, søgnehelligdage m.m.

Intects medarbejderskabeloner sikrer dig en øget strømlining af data, hvilket giver dig et effektivt overblik. Dette skyldes, at du får mulighed for at kategorisere dine medarbejdere efter ansættelsesforhold, hvilket både gør det enkelt for dig at håndtere den enkelte medarbejder med flere overenskomster, men også behandle flere medarbejdere med samme ansættelsesforhold på én gang.

Integrér dit vikarsystem med Intect

Særlig værdifuldt er systemets åbne API og dennes avancerede lønartsmotor, som kan understøtte vikarløsninger med filudvekslinger eller direkte integration.

Ved at integrere dit vagtplannerings- eller tidsregistreringssystem med Intect, omdanner du automatisk tidsregistreringer til løn ud fra tillæg, anciennitet, overenskomster og andre forhold, der måtte gøre sig gældende for den respektive medarbejder.

Integrationen mellem dit vikarsystem og Intect giver desuden en mere intuitiv lønseddel for vikaren. I Intect kan vikaren se, hvilke timer, dage etc., der indgår i den pågældende lønseddel.

Involvér medarbejderne og spar tid på administration

Hos Intect får dine ansatte adgang til deres egen medarbejder-app, hvori de kan redigere deres stamdata, tilgå deres lønsedler, registrere deres timer og trække rapporter om deres løngrundlag.

Ved at give dine medarbejdere medindflydelse via app’en mindsker du mængden af dit administrative arbejde. Det sparrer dig ikke blot en masse tid, men reducerer samtidig mængden af fejl i data.

Få en driftseffektiv løsning, der følger din virksomheds aktivitet

Intect er en cloud-løsning, hvilket har den konkrete betydning, at der ikke udsættes for løbende omkostninger ved vedligeholdelse af systemet, systemopgraderinger og løbende satsopdateringer af standardsatser.

Som vikarbureau har man naturligt store udsving i aktiviteten. Med Intect bliver dine driftsomkostninger en variabel omkostning, som følger antallet af vikarer, du har ude på opgaver. Hermed reduceres de løbende faste omkostninger til en forudsigelig omkostning per lønseddel i stedet.

Læs om samarbejdet mellem Intect og Lufthavnsvikar her!

Lufthavnsvikar

Dina Johansen, Payroll and HR Consultant

Lufthavnsvikar: "En tryg implementering hos Intect"

LÆS ARTIKLEN HER!

Kontakt os i dag og hør mere!

Har Intect vakt din interesse og har spørgsmål til systemet, priser eller noget helt tredje, så står vi naturligvis til rådighed med mere information. Udfyld nedenstående formular eller kontakt os direkte pr. telefon på 71 99 11 22, så hjælper vi dig med at finde den rette løsning.

Er du aktør i turistbranchen? Intect er dit branchespecifikke lønsystem!

Eiler Thomsen Alufacader

Som aktør i turistbranchen oplever du en stor kompleksitet i nogle personalegrupper, mens du i andre personalegrupper oplever en hyppig personaleudskiftning.

Ovenstående problemstilling stiller krav til, at du har det rette lønsystem, der komplimenterer og understøtter perioder præget af høj aktivitet såvel som perioder præget af opgaver, der relaterer sig til on/off boarding af medarbejdere. 

Læs med på denne side, hvor vi har samlet et udvalg af de funktioner, som er særligt fordelagtige for dig som aktør i turistbranchen. 

Håndtér nemt medarbejdere på tværs af overenskomster

I Intect har du mulighed for at håndtere og skabe overblik over forskellige typer af medarbejdere og ansættelsesforhold, hvad end der er tale om timelønnede, deltidsansatte, sæsonmedarbejdere m.m. Samtidig har du mulighed for at tage højde for individuelle afvigelser med henblik på ferietillæg, fritvalgsordning, pensionssatser m.fl.

Med Intects medarbejderskabeloner får du et værktøj til at oprette og skræddersy skabeloner, der passer til dig og dine medarbejdere. Du kan eksempelvis opdele dine medarbejdere med udgangspunkt i, hvilke overenskomster de er underlagt. Samtidig kan du lave ændringer for flere medarbejdere med samme overenskomst på en og samme gang. I den forbindelse vil du opleve en betydelig tidsbesparelse med henblik på dine arbejdsgange, da du slipper for at detailstyre hver enkelt medarbejder.

Du får et konstant indblik i dine data

Med Intect får du realtidsindblik, som sikrer, at du bevarer overblikket selv med store bevægelser i bemandingen.

Rapportmodulet stiller al din data til rådighed, som du til hver en tid kan trække ud og arbejde med i det format, du har brug for. Du kan blandt andet vælge at arbejde efter afvigelser eller kigge dybere ned i data, herunder medarbejderens samlede løndata, uden at skulle forholde dig til hver enkelt medarbejders stamdata. Samtidig får du mulighed for at opnå et dybdegående indblik i den adfærd, som alle elementer af medarbejdernes ferie og fravær medfører.

Få support fra lønkonsulenter

Med Intect får du ikke blot et system, der tager højde for branchen i form af tilpasset funktionalitet. Skulle du have brug for ekstra hænder til løn- eller HR-administration eller sikre en effektiv proces, så består vores support udelukkende af lønkonsulenter, der er fagligt klædt på til at assistere dig. 

Har vi vakt din interesse?

Sidder du med spørgsmål til Intects funktioner, priser eller noget tredje, så tøv ikke med at kontakte os. Udfyld kontaktformularen nedenfor, eller kontakt os direkte på 71 99 11 22. Vi ser frem til at tage en uforpligtende snak med afsæt i din virksomheds specifikke behov. 

Vi vækster: Mød vores nye medarbejdere

Intect vækster, og derfor har vi ansat fire nye medarbejdere den seneste tid, for at imødekomme den øgede interesse for vores lønsystem. Men Intect er mere end bare en arbejdsplads. Det er et spændende og udfordrende arbejdsmiljø, hvor hver enkelt medarbejder på daglig basis gør en kæmpe forskel for vores kunder 

I dette blogindlæg inviterer vi dig med bag kulissen, så du kan blive klogere på de nye roller og kræfter, der nu er med til at drive og udvikle Intect.  

Mere konkret vil vores medarbejdere svare på spørgsmål om, hvorfor de valgte at arbejde for lige netop Intect 

 

Introduktion til medarbejderne 

Jesper Zacho er driftschef i Intect og har det overordnede ansvar for, at implementering, service og udvikling hænger sammen. Med andre ord har Jesper til opgave at skabe synergi mellem det operationelle-, strategiske- og tekniske niveau i Intect 

Camilla Jakobsen er seniorkonsulent med ansvarsområder inden for implementering, test og supportForuden at sørge for at nye kunder kommer godt i gang med brugen af Intecter Camilla med til at teste Intect med henblik på nyeste opdateringer.   

Magnus Nielsen og Jesper Christensen er begge ansat som salgskonsulenter, og har til opgave at afdække potentielle kunders behov, og efterfølgende præsentere den bedst mulige løsning, der matcher virksomhedens virke.  

 

Hvorfor valgte du at arbejde for lige netop Intect? 

”Intect har det absolut mest spændende produkt på markedet inden for løn. Samtidig er det en virksomhed i vækst, hvilket er enormt spændende at være en del af.” – indleder Jesper Z. 

Magnus forklarer på samme vis, hvordan Intects vækstrejse og produkt har haft afgørende betydning for valg af arbejdsplads. 

”Jeg synes, at Intect lød enormt interessant baseret på den rejse, de har begivet sig ud på. Intect er en virksomhed i vækst, der samtidig har et produkt, de ansatte kan stå inde for.” 

 

Hvad var motivationen bag?  

”Min motivation skyldes den iværksætterånd, der karakteriserer Intect, hvor medarbejderne samtidig brænder for det, de laver. Der er et helt særligt gåpåmod, som jeg ikke har oplevet før. Derudover synes jeg, at det er spændende, at produktet udvikles på baggrund af kundernes løbende behov, fremfor at det er kunderne, der skal tilpasse sig os.” – fortæller Camilla.  

”Den fantastiske energi og de fantastiske mennesker, som er rekrutteret på baggrund af deres forskelligheder. Intect har en bred, faglig pallette af mennesker, og jeg tror på, at det er dét, der gør Intect så unik – nemlig vores medarbejderstab.” – pointerer Jesper Z. 

 

Hvad er dine (udviklings)muligheder i Intect?  

Salgsarbejde er jo enormt personligt, idet det er relationsskabende. Det handler om at pleje dine kontakter løbende. Et første opkald kan hurtigt ende med, at du skal vende tilbage flere måneder efter. Derfor handler det om at holde sig relevant. Kundeemner er helt klart et område, hvor jeg konstant kan udvikle mig. Relationer kan og bør altid udvikle sig.” – forklarer Jesper C.  

Omvendt fortæller Camilla, hvordan det handler om at gribe de mange muligheder for faglig udvikling, der er for medarbejderne Intect.  

Jeg kan tydeligt huske, da jeg startede hos Intect. Der tilbød salgschefen mig, at jeg kunne få et salgskursus, hvis det var det, jeg havde lyst til. Intect er der enormt mange muligheder for faglig udvikling, og det handler bare om at gribe dem.” 

 

Hvad er det bedste ved at være en del af Intect?  

”Det fedeste er helt klart, at man er med i udviklingsprocessen af selve Intect. Der er konstant en udvikling af produktet, så det er en proces, man hele tiden er en del af og skal tage stilling til.” – påpeger Jesper C.  

Magnus supplerer ved at påpege det arbejdsmiljø, der karakteriserer Intect 

Det bliver meget hurtigt klichéagtigt, men det miljø, jeg befinder mig i, kan jeg enormt godt lide. Mine kolleger brænder for det, de laver, og er altid klar på at løbe ekstra meter for at nå i mål. Lige præcis dét er fedt at være en del af, for det gør jo, at jeg også selv er villig til at løbe det ekstra. 

Camilla fremhæver den virksomhedsånd og tankegang, der gennemsyrer Intects måde at arbejde på.

Virksomhedens ånd. Jeg kan godt lide tankegangen om, at man vil gøre tingene så enkelt som muligt. Det går igen i den måde, vi arbejder på, måden lønsystemet er sat op på, og måden vi håndterer implementeringsprocessen. Det gennemsyrer alle dele af Intect, at det skal gøres enkelt. Derudover kan jeg også godt lide, at der ikke er langt fra det sekund, man opdager noget, til at der tages en beslutning. Det gør, at man bliver holdt ved ilden. 

Lønafdelingens tre vigtigste arbejdsopgaver i 2021

Lønadministration

Ligesom de fleste virksomheder og afdelinger har mange lønafdelinger på samme vis gennemgået et år præget af betydelige forandringer i form af større, organisatoriske omstruktureringer 

Spredningen af COVID-19 har kort og godt tvunget virksomheder til at gentænke rutineprægede arbejdsgange med henblik på at imødekomme det nye verdensbillede, der har vendt op og ned på hverdagen, som vi bedst kender den – eller i hvert fald kendte den.  

Trods fremtiden synes svær at forudsige, er der alligevel tre overordnede fokusområder, du bør være særligt opmærksom på i 2021 

 

Dataadgang og -deling får en kritisk, driftsmæssig betydning 

Taget vores nye hverdag i betragtning, hvor vi arbejder mere og mere hjemmefrategner der sig et billede af, at 2021 for alvor bliver året, hvor data i højere grad deles på tværs af systemer og afdelinger i opretholdelsen af en produktiv hverdag.  

Stigningen i hjemmearbejde nødvendiggør, at den enkelte medarbejder ikke forsinkes af, at forretningskritiske data er utilgængelige. Med andre ord vil et sømløst dataflow skabe stormærkbar værdi, der styrker graden af samarbejde, automatisering og effektivisering fremadrettet 

Hermed understreges vigtigheden i, at man benytter systemer, der understøtter ovenstående tankegang, og at medarbejderni lønsystemet har mulighed for at behandle og tilgå data i realtid. På denne vis styrkes samarbejdet yderligere, da den enkelte medarbejder vil være opdateret på, hvilke nyeste ændringer/tilføjelser, de andre medarbejdere har lavet.  

 

Hjemmearbejde skærper kravene til IT-sikkerheden 

Det er ikke nogen overraskelse, at lønbogholderne behandler følsomme data på daglig basis. Overraskelsen ligger snarere i de pludselige tiltag og restriktioner, der opstod som resultat af pandemiens spredning tilbage i marts 2020 

For nogle virksomheder medførte de nye tiltag og restriktioner, at der ikke var ordentlig forberedelsestid med henblik på udarbejdelse af sikkerhedspolitikker og -foranstaltninger.  

Hjemmearbejde, særligt i forhold til logistik, blev dog hurtigt koordineret. Men nu da den langsigtede plan herom er lagt, står udarbejdelsen af sikkerhedspolitikker og -foranstaltninger forrest i køen. For sandheden er, at cyberkriminelle med tiden bliver mere kreative, og antallet af angreb vil fortsat vokse.  

Den overordnede IT-sikkerhed og sikring af data bør derfor være topprioritet for enhver lønafdeling i det kommende år. Med andre ord bør retningslinjerne for måden, hvorpå der arbejdes med løn, i højere grad fokusere på sikkerhedselementet.  

 

Opretholdelse af forholdet mellem virksomhed og medarbejder 

Den sidste og tredje løntendens for det kommende år vedrører forholdet mellem virksomhed og medarbejder, der, mere end nogensinde før, bør bevares og opretholdes.  

Korrekt løn til tiden bør være den sidste bekymring, en medarbejder måtte have, set i lyset af en tid, hvor der er nok at bekymre sig om. Såfremt der sker fejl, er det afgørende, at fejlen kan rettes hurtigst muligt, da hver enkelt medarbejder er afhængig af, at de får deres løn til tiden.  

Samtidig har korrekte lønkørsler stor betydning for virksomhedens overordnede medarbejdertilfredshedperformance og bundlinje. 

Undersøgelser peger endvidere på, at flere og flere medarbejdere foretrækker at få udbetalt deres løn, når de har behov for den. Dette er eventuelt en vej, du som arbejdsgiver kan udforske, da forholdet mellem virksomhed og medarbejder er vigtigere end nogensinde før, grundet medarbejderens større behov for tillid og sikkerhed i arbejdslivet såvel som privatlivet.